Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Präsidenten

Präsidium – Präsident

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Präsidenten

Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich)
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: 2026-P4

Zur Vervollständigung unseres internationalen Teams suchen wir Sie für unser in Doppelbesetzung geführtes Sekretariat des Präsidenten der Freien Universität Berlin, den Sie mit Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen. Wir bieten Ihnen einen attraktiven, dynamischen Arbeitsplatz im Zentrum einer Exzellenzuniversität im grünen Südwesten Berlins. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenz­universitäten in Deutschland und ist national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Sie wird von einem Präsidium unter dem Vorsitz des Präsidenten geleitet. Der Präsident vertritt die Hochschule und ist des Weiteren insbesondere für die strategische Planung (Forschungsschwerpunkte, Entwicklungs­planung, Berufungspolitik, Evaluation, Qualitäts­management, Exzellenzstrategie etc.) zuständig.

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Team­assistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere:

• schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
• umfangreiche E-Mail-Bearbeitung
• Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook
• Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungs­unterlagen
• Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.)
• Gästebetreuung
• weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungs­räumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums
• Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmel­dungen)
• Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP
• themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement)
• Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachen­sekretär*in/-assistent*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen, sehr gute Englisch­kenntnisse sowie gute Kenntnisse in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift; Nachweis über die Fremdsprachenkenntnisse

(Berufs-)Erfahrung:

Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

• Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse inkl. MS Office, insbesondere geübte Handhabung von Outlook
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen
• Loyalität und Diskretion
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick
• gute Kenntnisse universitärer Strukturen und (Verwaltungs-)Prozesse
• freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten

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