Sekretär*in (m/w/d)

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in den Fachbereichen 7.1 „Baustoffe“ und 7.4 „Baustofftechnologie" in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Termin ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit / teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter*innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, etc.
• Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben
• Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter*innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher*innen und Gastwissenschaftler*innen
• Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen
• Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche
• Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Sichere Beherrschung der MS-Office-Anwendungen, Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Englischkenntnisse
• Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative / Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sowie Lernbereitschaft

Unsere Leistungen:

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit innerhalb eines hochkarätigen Netzwerks aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]