Office & HR Administration Manager/in (m/w/d)
- Du hältst unser Office am Laufen – von Material- und Getränkebestellungen über die Organisation von Dienstleister/innen bis zur Bearbeitung des Posteingangs.
- Du behältst Office-Verträge, Lieferanten und Budgets im Blick und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
- Du kümmerst dich darum, dass unser Arbeitsplatz immer optimal ausgestattet ist – funktional, einladend, gut organisiert und den Anforderungen des Arbeitsschutzes entsprechend.
- Du bist erste Ansprechperson für organisatorische Fragen rund um unser Office und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Besucher/innen bei uns gut aufgehoben fühlen.
- Du unterstützt das People & Culture Team bei administrativen HR-Prozessen entlang des Mitarbeitendenzyklus – vom Eintritt bis zum Austritt.
- Du koordinierst das organisatorische Onboarding neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass alle wichtigen Informationen, Unterlagen, Zugänge und Materialien rechtzeitig vorbereitet sind.
- Du unterstützt bei Vertragsangelegenheiten, beispielsweise bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Vertragsänderungen und weiteren administrativen Dokumenten.
- Du pflegst und aktualisierst Mitarbeitendendaten in unserer HR-Software und unterstützt bei der Verwaltung digitaler Personalunterlagen.
- Du behältst wichtige Fristen, Termine und wiederkehrende HR-Prozesse im Blick und unterstützt bei deren zuverlässiger Umsetzung.
- Du arbeitest sorgfältig und vertraulich mit personenbezogenen Daten und bist bei administrativen Fragen eine verlässliche Schnittstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte.
- Du unterstützt das People & Culture Team bei der Organisation und Dokumentation von Arbeitsschutzthemen.
- Dazu gehören beispielsweise die Koordination von Erstunterweisungen, Schulungen, Vorsorgeangeboten und wiederkehrenden Terminen.
- Du behältst die Ausstattung und Rahmenbedingungen im Office im Blick und bringst Hinweise oder Verbesserungsmöglichkeiten aktiv ein.
- Du unterstützt bei der Pflege relevanter Übersichten, Dokumentationen und Informationen rund um Arbeitsschutz und Gesundheit im Arbeitsalltag.
- Du planst, koordinierst und begleitest teaminterne Events wie Teamfrühstücke, Offsite-Days, interne Workshops oder saisonale Highlights.
- Als Teil des People & Culture Teams arbeitest du eng mit deinen Kolleg/innen und den Führungskräften zusammen, um unseren teaminternen Events ein echtes „Wir“-Gefühl zu geben und für gute Erlebnisse im Alltag zu sorgen.
- Du hast ein offenes Ohr für die Anliegen unserer Mitarbeitenden und trägst aktiv dazu bei, dass sich alle im Team gesehen und gut unterstützt fühlen.
- Du identifizierst frühzeitig Bedürfnisse im Team und entwickelst gemeinsam mit deinen Kolleg/innen des People & Culture Teams passende Impulse, Formate und Maßnahmen.
- Du unterstützt dabei, Informationen, Angebote und Ansprechpersonen rund um den Arbeitsalltag für alle zugänglich und verständlich zu machen.
- Du bringst eigene Ideen ein, wie unser Office und unsere Arbeitsumgebung noch angenehmer, effizienter und inspirierender werden können.
- Du treibst kleine und große Verbesserungen an – von der Atmosphäre im Büro bis hin zu Abläufen, Ritualen und Teamkulturmomenten.
- Erfahrung im Office Management, in der HR Administration, im People & Culture-Bereich oder in einer vergleichbaren Rolle.
- Idealerweise erste Erfahrung mit HR-Software, digitalen Personalakten oder administrativen Personalprozessen.
- Organisationstalent, Freude am Strukturieren und ein Auge für Details.
- Eine offene, freundliche und serviceorientierte Art, die Menschen gerne unterstützt.
- Einen verantwortungsvollen und vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten.
- Fähigkeit, in einem lebendigen Arbeitsumfeld Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu managen.
- Proaktivität und Lust, Dinge zu verbessern, Prozesse zu vereinfachen und Kultur aktiv mitzugestalten.
- Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit.
- Zudem hast du richtig Lust darauf, überwiegend vor Ort zu arbeiten und das Office zu deinem täglichen Aktionsfeld zu machen. Für dich ist es kein Muss, sondern ein Vorteil, im Büro präsent zu sein, das Team zu sehen und direkt mit Menschen in Kontakt zu stehen.
- Ein Team, das deinen Spirit teilt: sportverrückt, kreativ und voller Energie.
- Vielfalt und Abwechslung: tiefe Einblicke in unsere Eventserien und vielseitige Aufgabenbereiche.
- Eine abwechslungsreiche Schnittstellenrolle zwischen Office Management, HR Administration und Teamkultur.
- Raum für Eigeninitiative: flache Hierarchien, viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
- Ein flexibles Benefit-Budget, welches du beispielsweise für eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club oder für einen Fahrtkostenzuschuss nutzen kannst.
- Exklusive Vergünstigungen: Corporate Benefits bei zahlreichen Anbietern und Einzelhändlern.
- Persönliches Highlight: Family-&-Friends-Tickets für unsere Veranstaltungen.
- Regelmäßige Team-Events: Feiere mit uns den Erfolg unserer Projekte – vom After-Work-Drink bis zum Sommerfest.
- Entwicklungsmöglichkeiten: Fortbildungen, Workshops und spannende Perspektiven für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
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