Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Mission bei ucm:

Du suchst einen Job mit Verantwortung und Teamgefühl? Dann bist du bei ucm genau richtig. Unsere Geschäftsführung sucht eine Person, die ihr im Alltag den Rücken freihält und die Aufgaben managt, die für unser Wachstum entscheidend sind. Du arbeitest hands-on direkt mit ihr, hast Einblick in alles, was im Unternehmen passiert, und koordinierst, klärst und leitest Themen, die für das ganze Unternehmen wichtig sind.

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung. Du behältst die Prioritäten im Blick, nimmst ab, was abgenommen werden kann, und löst, was gelöst werden muss. Du bist nah dran an wichtigen Entscheidungen und hilfst mit, den Weg des Unternehmens mitzugestalten.

Wenn du Lust hast, dich weiterzuentwickeln, die Zukunft der Arbeit, des Recruitings und die Zukunft mit KI mitzuentwickeln, und Spaß daran hast, Neues zu lernen, dann bist du bei uns richtig und solltest uns kennenlernen. Wir freuen uns auf dich.

Deine Aufgaben:

 Entlastung der Geschäftsführung

• Du nimmst den gesamten Zulauf an die Geschäftsführung auf, bündelst ihn und priorisierst nach Wirkung und Dringlichkeit

• Du bereitest Meetings, Termine, Gespräche und Entscheidungen vor, damit die Geschäftsführung vorbereitet in jede Situation geht

• Du bereitest Meetings nach und verfolgst offene Punkte, damit nichts verloren geht

• Du übernimmst Aufgaben aus dem Alltag der Geschäftsführung und packst an, wenn etwas erledigt werden muss, auch wenn es in keiner Aufgabenliste steht

Abläufe und Prozesse

• Du entwickelst Abläufe und Prozesse, mit denen die täglichen Aufgaben effizienter laufen

• Du entwickelst Strategien, um aufkommende Aufgaben systematisch zu managen, statt sie dauerhaft an dich zu binden

• Du leitest Prozesse an und übergibst sie an die zuständigen Stellen, sobald sie stehen

Kommunikation und Koordination

• Du steuerst Kalender, Kommunikation und Schnittstellen im Umfeld der Geschäftsführung

• Du bist Ansprechperson für Team, Kund:innen und Partner und kommunizierst klar und verbindlich

• Du führst Gespräche, die geführt werden müssen, und sorgst dafür, dass Lösungen entstehen

• Du behältst laufende Themen, Zusagen und Fristen im Blick

Tools und KI

• Wir sind ein KI-getriebenes Unternehmen. Deshalb ist es ein Vorteil, wenn du schon mit KI gearbeitet hast oder sie im Alltag nutzt.

• Du möchtest dich im Bereich KI weiterentwickeln und deine Skills für die Zukunft ausbauen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Das bringst du mit:

• Du kommst aus einer Rolle, in der Verantwortung und Lösungen schaffen dein Alltag waren. Dann melde dich, egal ob du aus der Assistenz, dem Office Management, den Operations oder einem ganz anderen Bereich kommst.

• Ein Plus: mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Office Management oder in Operations

• Ein Betriebswirtschaftsstudium ist kein Muss. Essentiell ist, dass du lösungsorientiert denkst und verstehst, was wirtschaftlich wirkt und das Unternehmen voranbringt.

• Eigenverantwortung und eine Macherperspektive

• Priorisieren und Entscheidungen treffen ist für dich kein Problem

• Belastbarkeit und Durchbeißvermögen, auch in intensiven Phasen

• Diskretion und Verlässlichkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung

• Erfahrung mit KI im Alltag ist ein Vorteil, Tools wie Notion und Excel sind ein Plus

• Sicheres Deutsch und gutes Englisch, schriftlich und mündlich

• Neuorientierung, Quer- oder Wiedereinstieg? Willkommen, wenn die Erfahrung passt

Warum ucm:

• Verantwortung von Tag eins:  Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung und siehst, was im Unternehmen wirklich passiert

• Faires Gehalt:  50.000 bis 60.000 € Fixgehalt, weil diese Rolle viel trägt

• Teamgefühl:  Kurze Wege, ehrliches Feedback, Menschen, die zusammenhalten

• KI und Automatisierung als Standard: Â Du entwickelst die Tools und Skills der Zukunft

• Eine Aufgabe, die gebraucht wird: Â Was du tust, wirkt sofort

Dein Bewerbungsprozess:

1️⃣ Online-Bewerbung

2️⃣ Kennenlerngespräch mit People & Culture

3️⃣ Gespräch mit der Geschäftsführung inklusive kurzer Praxisaufgabe

4️⃣ Referenzen und Vertragsangebot