Teamassistenz / Office Manger (m/w/d)

DONE!Financials ist Ihr Partner für operatives Accounting und interimistische Finanzlösungen. Wir unterstützen Startups, Scale-ups und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Buchhaltung und Finanzprozesse effizient zu strukturieren und nachhaltig zu optimieren.

Unser erfahrenes Team übernimmt die tägliche Buchhaltungsarbeit, sorgt für transparente Finanzdaten und schafft Strukturen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Ob bei Engpässen im Team, bei Systemeinführungen oder während Phasen schnellen Wachstums. Wir liefern pragmatische und umsetzungsstarke Lösungen.

Unsere Leistungen reichen von der laufenden Buchhaltung über Debitoren- und Kreditorenmanagement bis hin zu Monatsabschlüssen und Controlling-Support.

Kurz gesagt: Wir bringen operative Exzellenz in Ihre Finanzprozesse – flexibel, skalierbar und sofort einsatzbereit.

Als Teamassistenz übernimmst du vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst dafür, dass in unserem Team alles rund läuft. Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und unterstützt das Team mit deinem Engagement. Zusätzlich bringst du dich in projektbezogene Aufgaben im Sales-Bereich ein.

Die Position ist hybrid, umfasst 20 Stunden pro Woche, wobei 2 Tage pro Woche im Büro (am BER Flughafen) und der Rest remote sind.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft.
• Terminmanagement sowie Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Events.
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Berichten für interne und externe Zwecke.
• Ansprechpartner/in für das Team in allen organisatorischen Belangen sowie für externe Partner.
• Projektbezogene Unterstützung im Sales-Bereich, wie die Pflege von Kundenkontakten, Nachverfolgung von Angeboten.
• Dokumentenmanagement und Pflege von internen Systemen und Datenbanken.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Assistenz, Bürokommunikation oder Verwaltung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint).
• Erfahrung im Bereich Teamassistenz oder in einer ähnlichen Position, idealerweise mit ersten Berührungspunkten im Vertrieb.

Benefits

• Eine Tätigkeit in einem innovativen, stetig wachsenden Unternehmen
• Einen sicheren Arbeitsplatz und Übernahmemöglichkeiten in die Festanstellung
• Ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima
• Flexible Arbeitszeiten und Hybrid Arbeitsmodell für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Ermäßigung auf Fahrkarten für den öffentlichen verkehr
• Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung

Unser Angebot ist wie gemacht für dich? Dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören!