Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d)
- Eine unbefristete Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten
- Eine Vergütung nach TV-L (EG 11)
- Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit
- Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens an ein bis zwei Tagen in der Woche
- Arbeitszeitkonto mit Gleitzeitrahmen
- Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz
- Bei Interesse das Sportangebot von EGYM Wellpass
- Ein vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets
- Bei Bedarf eine Bildschirmbrille
- Erstellung von Analysen, Reports, Präsentationen und Statistiken zur Unterstützung der Gremien- und Geschäftsführungsarbeit durch stetiges Monitoring, das Ableiten von Abhängigkeiten und Konsequenzen sowie die Aufbereitung der Ergebnisse als Grundlage für interne Abstimmungen
- Erstellung der Berichte an den Vorstand, Einholung von Kennzahlen, Fakten, Maßnahmenständen und fachlichen Beiträgen aus den relevanten Fachabteilungen sowie Bündelung, Konsolidierung und thematische Verdichtung der Zuarbeiten mit Fokus auf gremienspezifische Fragestellungen und Rückfragen
- Abstimmungen der Beschlussvorlagen (inklusive Beschlussgegenstand, Entscheidungsvorschlag, Begründung, Darstellung von Auswirkungen in Abstimmung mit internen Stakeholdern) zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Mitgliedshochschulen sowie internen Fachabteilungen, Koordinieren der Zuarbeiten und verbindliches Nachhalten ausstehender Beiträge
- Koordination interner (Leitungskreis der Geschäftsstelle) und externer Anfragen (Vorstand – Verein) an die Geschäftsführung sowie Aufbereitung der Themen (Sachstand, Handlungsoptionen, Abhängigkeiten) als Grundlage für die weitere Bearbeitung durch die Geschäftsführung sowie Erstellung von Rede- und Präsentationsentwürfen und Sprechzetteln für die Geschäftsführung für interne und externe Termine
- Sicherstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (z. B. Terminierungen, Einladungen, Teilnahmemanagement, Raum und Technik, Unterlagenlauf, Koordination des Rahmenprogramms und interner Informationen)
- Durchführung bzw. Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung (Projektplanung, Meilenstein- und Terminsteuerung, Anforderungsmanagement, Moderation von Abstimmungen, Fortschrittsmonitoring, Dokumentation von Arbeitsständen und Ergebnissen, Nachkontrolle der Umsetzung)
- Wahrnehmung des Schnittstellenmanagements in Projekten zwischen beteiligten Bereichen (z. B. Fachabteilungen, interne Beteiligungsgremien) inklusive Klärung von Voraussetzungen, Prämissen und Restriktionen sowie Zusammenführung der Beiträge zu konsistenten Umsetzungsvorschlägen
- Organisation und inhaltliche Vorbereitung regelmäßiger Mitarbeitendenversammlungen (Koordination und Zusammenführung der Beiträge aus den Abteilungen, Termin- und Ablaufplanung) zur Freigabe durch die Geschäftsführung
- Abstimmung sowie Nachbereitung von geschäftsstellenspezifischen Ergebnissen (u. a. Protokollierung von Beschlüssen und Arbeitsständen, Aufgaben- und Fristenverfolgung, Sicherstellen der Umsetzungsschritte) zu laufenden und neuen Projekten und deren Umsetzungsgrad
- Ein abgeschlossenes Bachelorstudium oder Masterstudium einer einschlägigen Fachrichtung (z. B. Betriebswirtschaft, Politikwissenschaften, Verwaltungswissenschaften) oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse
- Fundierte Grundlagen im Wirtschaftsrecht – insbesondere im Bereich des allgemeinen Verwaltungsrechts für die Steuerung von Verwaltungsprozessen sowie interdisziplinäres Denken aus rechtlicher, wirtschaftlicher und politischer Perspektive
- Kommunikations- und Präsentationsstärke sowie Diskretion im Umgang mit verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen (Vorstand, Mitgliedshochschulen, Beiratsmitglieder, Kooperationspartner etc.)
- Ein hohes Maß an analytischen Fähigkeiten für wirtschaftswissenschaftliche Zusammenhänge sowie Erfahrungen im Bereich Marktanalysen und Organisationsmanagement
- IT-Affinität und sehr gute EDV-Kenntnisse im Bereich MS Office, insbesondere Excel
- Hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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