Kaufmännischer Referent (m/w/d) at Sovereign Tech Agency

Die Sovereign Tech Agency ist eine öffentliche Organisation für die digitale Souveränität von Wirtschaft und Gesellschaft. Unsere Mission ist es, die Grundlagen unseres selbstbestimmten digitalen Handelns zu stärken und offene digitale Technologien als die kritische Infrastruktur des 21. Jahrhunderts abzusichern.

Offene digitale Infrastrukturen sind das Rückgrat der digitalen Welt, vergleichbar mit Straßen und Brücken im physischen Raum. Sie ermöglichen Informationsfluss, Verwaltung, Handel und Innovation. Die erfolgreichste Strategie hierfür ist Open-Source-Software: Sie ist das Fundament unserer digitalen Gesellschaft – leistungsfähig, kollaborativ und demokratisch.

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) investieren wir in kritische Softwarekomponenten, entwickeln Programme und schaffen Strukturen, um das Open-Source-Ökosystem nachhaltig zu stärken, inklusive der Menschen, die es tragen.

Unsere Arbeit ist weltweit einzigartig. Dabei setzen wir Standards für den Umgang mit offener digitaler Infrastruktur und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für Resilienz, technologische Vielfalt und eine öffentliche digitale Grundversorgung.

Gemeinsam bauen wir die digitale Zukunft Europas – offen, sicher und souverän.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung sucht die Sovereign Tech Agency eine:n erfahrene:n kaufmännischen Referent (m/w/d) um operative Abläufe effizient auf- und umzusetzen.

Tasks

Für die Weiterentwicklung der Sovereign Tech Agency wird ein:e engagierte:r kaufmännische:r Referent:in gesucht.

Als zentraler Teil unseres Admin-Teams gestaltest du Prozesse mit, sorgst für reibungslose Abläufe und unterstützt den weiteren Ausbau unserer kaufmännischen Organisationsstruktur. Du hast ein gutes Gespür für sauberes Projektcontrolling und behältst Zahlen, Fristen und Abläufe sicher im Blick. Du arbeitest gern interdisziplinär und tauchst in Themen ein, um passende Lösungen zu finden und umzusetzen. Mit dem Vergaberecht, dem Bundesreisekostengesetz und ähnlichen Vorgaben kennst du dich aus. Mit öffentlichen Mitteln, idealerweise auch aus EU- Programmen, hast du umfassende Erfahrung. Du begeisterst dich für digitale Tools und fühlst dich in einem wirkungsorientierten Umfeld wohl.

Deine Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit der kaufmännischen Geschäftsführung beim Aufbau, der
• Umsetzung und Optimierung administrativer Prozesse wie Einkauf, Ablage, Belegerfassung und Controlling
• Planung und Organisation von Projekten mit kaufmännischem Bezug
• Projektcontrolling
• Ansprechperson für die Bereiche Finance, Controlling und Zahlungsmanagement
• Marktrecherchen, Bewilligungs- und Beschaffungsprozesse
• Aktives Knowledge Management für alle kaufmännischen Themen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung (insbesondere bei Reisekosten)

Requirements

• Wirtschaftliches Studium (Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungswissenschaft, Public Management o.ä.) oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Erfahrung in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel (Haushaltsrecht, Vergaberecht); wünschenswert Erfahrung in der Abwicklung von EU Projekten
• Proaktive Arbeitsweise
• Interesse an den Themenbereiche Open Source und/oder Softwareentwicklung
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
• Teamgeist: Du schätzt kollegiale Zusammenarbeit, einen offenen Austausch und gegenseitiges Feedback
• Selbstorganisation: Du arbeitest eigenverantwortlich und proaktiv mit modernen Collaboration-Tools

Motivation, Haltung und Vision zählen für uns genauso viel wie dein Lebenslauf. Auch wenn Du nicht alle Punkte erfüllst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Benefits

• Eine Vergütung von 66.000-82.000 Euro brutto jährlich (in Anlehnung TVÖD-Bund) je nach Erfahrungsstand und Qualifikation bei einer 40-Stunden-Woche
• Flexible und remote-freundliche Arbeitsmodelle für alle Lebenssituationen in unserem Büro in Berlin-Mitte, im Home-Office oder hybrid
• Anmerkung: Wir haben mehrmals im Jahr Team-Treffen in Präsenz und fast alle unsere Besprechungen finden in den GMT +1 Arbeitszeiten statt
• 30 Tage Urlaub bei 5 Arbeitstagen pro Woche
• Wir unterstützen Dich in Deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und ermöglichen die Teilnahme an internationalen Fachkonferenzen
• Vertragslaufzeit von 2 Jahren mit dem Ziel anschließend zu entfristen
• In unserem Team zählt Deine Stimme: Es ist explizit erwünscht, eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung einzubringen und diese aktiv mitzugestalten

Wir sind ein diverses Team und begrüßen die Bewerbung von BPoC (Black und People of Color), Menschen mit Behinderung, Menschen mit Migrationsgeschichte und Menschen anderer Gruppen, die in der Technologieentwicklung unterrepräsentiert sind.

Wenn Du zu diesen Gruppen gehörst, weise in Deiner Bewerbung gerne darauf hin, aber wir möchten darum bitten, in Deinen Unterlagen auf ein Foto von Dir sowie Informationen zu Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu verzichten.

Bitte schicke uns Deine Bewerbung (mit Motivationsschreiben und Lebenslauf) auf Englisch oder Deutsch.

Wir werden Dir den Eingang Deiner Unterlagen per E-Mail bestätigen und Dir anschließend weitere Schritte mitteilen. Ein erstes Kennenlerngespräch verabreden wir nach deiner Kapazität schnellstmöglich, entweder persönlich in Berlin oder per Videocall. Solange die Stelle auf unserer Webseite veröffentlich ist nehmen wir Bewerbungen entgegen.