Office Manager / Office Operations Support (w/m/d)

Über uns IONOS ist der führende europäische Digitalisierungs-Partner für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). IONOS hat mehr als sechs Millionen Kundinnen und Kunden und ist mit einer weltweit verfügbaren Plattform in 18 Märkten in Europa und Nordamerika aktiv. Mit seinen Web Presence & Productivity-Angeboten agiert das Unternehmen als “One-Stop-Shop" für alle Digitalisierungs-Bedürfnisse - von Domains und Webhosting über klassische Website-Builder und Do-It-Yourself-Lösungen, von E-Commerce bis zu Online-Marketing-Tools. Darüber hinaus bietet IONOS Cloud-Lösungen für Firmen, die im Zuge der Weiterentwicklung ihres Geschäfts in die Cloud wechseln möchten. Aufgabenbereich Bei IONOS bringst Du täglich Ordnung in die Dinge, die zählen – und das buchstäblich. Als Office Manager oder Office Operations Support bist Du das Herzstück unseres Büros: die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Dienstleister und Gäste. Du schaffst eine Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen, Prozesse reibungslos laufen und nichts dem Zufall überlassen wird.

• Empfang & Gästebetreuung: Du bist das freundliche Gesicht unseres Unternehmens – Du empfängst Gäste und Besucher:innen professionell, koordinierst Meetingräume und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden jederzeit einen gut organisierten Anlaufpunkt vorfinden.
• Büroorganisation & Logistik: Du planst und optimierst eigenständig die Bestände an Büromaterialien, Verbrauchsgütern und Cateringartikeln (Kaffee, Getränke, Snacks, Sanitärprodukte) – mit Blick auf Effizienz und Verfügbarkeit. Außerdem koordinierst Du die gesamte ein- und ausgehende Paket- und Postlogistik, einschließlich komplexer Sendungen und IT-Hardware-Versand.
• Infrastruktur & Facility Management: Du bist die zentrale Schnittstelle zum Gebäudemanagement und zu externen Dienstleistern: Du überwachst Wartungspläne, koordinierst Reparaturen und sorgst dafür, dass unser Büro stets in einwandfreiem Zustand ist. Dabei arbeitest Du eng mit dem Einkauf zusammen und bringst Deine operativen Anforderungen proaktiv ein.
• Zugangsverwaltung: Du pflegst Zugangssysteme, aktualisierst Sitzpläne und unterstützt HR aktiv bei On- und Offboarding-Prozessen durch die Einrichtung und Verwaltung von Zugangsberechtigungen. 
• Arbeitssicherheit & Events: Du trägst aktiv zur Einhaltung von Arbeitsschutz- und Brandschutzanforderungen bei und arbeitest dabei eng mit der Sicherheitsbeauftragten zusammen. Darüber hinaus planst und koordinierst Du interne Events, All-Hands-Meetings, Partys und externe Konferenzen.

Qualifikationen

• Berufserfahrung: Du hast mindestens 1–3 Jahre nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, Facility Management, Front Office oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Prozess- & Organisationsverständnis: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, verstehst betriebliche Abläufe und hast ein gutes Gespür für effiziente Bestands- und Wartungsplanung.
• Serviceorientierung & Hands-on-Mentalität: Du bist bekannt für Deine hohe Kunden- und Mitarbeiterorientierung – Du packst an, wo es gebraucht wird, und findest auch in unerwarteten Situationen pragmatische Lösungen.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit modernen Office-Tools und hast grundsätzliche Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsmitteln, Automatisierungsansätzen und neuen Systemen.
• Kommunikation & Compliance: Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (Englischkenntnisse von Vorteil) und verfügst über Grundkenntnisse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit.
• Persönlichkeit: Du bist teamorientiert, zuverlässig und bringst ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit. Flexibilität, Detailgenauigkeit und Lösungsorientierung sind für Dich selbstverständlich.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit.
• An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
• Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
• Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
• Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.

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Vielfalt bereichert. Unterschiedliche Kulturen, Nationalitäten, Geschlechter, Altersgruppen, sexuelle Orientierungen und Religionen sowie Menschen mit Behinderungen – wir wünschen uns Vielfalt und fördern sie. Denn nur Teams, die alle Facetten der Gesellschaft widerspiegeln, bieten die besten Rahmenbedingungen für Kreativität und machen ein Unternehmen produktiv und unverwechselbar. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen.

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