Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Frauenhauskoordinierung e.V. (FHK) ist eine Bundesveretzungsstelle/Dachverband, der sich für den Abbau von Gewalt gegen Frauen und die Verbesserung der Hilfen für gewaltbetroffene Frauen und deren Kinder einsetzt. FHK koordiniert, vernetzt und unterstützt im Auftrag ihrer Mitgliedsverbände das Hilfesystem, fördert die fachliche Zusammenarbeit und bündelt Praxiserfahrungen, um sie in politische Entscheidungsprozesse sowie in fachpolitische Diskurse zu transportieren.

Für unsere Verwaltung suchen wir eine erfahrene und verlässliche Persönlichkeit, die auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält. Sie arbeitet selbstständig, übernimmt Verantwortung und trifft im eigenen Aufgabenbereich sichere Entscheidungen. Fehlern und Unklarheiten begegnet sie lösungsorientiert, ruhig und mit einem guten Gespür für Prioritäten. Sie kommuniziert klar, respektvoll und sachlich und kann unterschiedliche Perspektiven aufnehmen, ohne Arbeitsprozesse unnötig zu verkomplizieren. Wichtig sind uns eine professionelle Haltung, Freude an einer sinnstiftenden Tätigkeit sowie die Fähigkeit, engagiert, pragmatisch und gelassen zu arbeiten.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination laufender Verwaltungsabläufe
• Pflege von internen Übersichten, Listen, Ablagen und Dokumentationen
• Verwaltung von Terminen, Fristen, Anfragen und interner Kommunikation
• administrative Unterstützung der Vereinsarbeit, insbesondere rund um Mitglieder, Mitgliederversammlung, Vorstandssitzungen, Vereinsregister, Mitgliedsbeiträge und Organisation von Veranstaltungen (online und Präsenz vor Ort) sowie Reisekostenabrechnungen
• Koordination mit externen Dienstleistenden, Hausverwaltung und weiteren Ansprechstellen (z.B. im Themenbereich Arbeitsschutz)
• Bearbeitung von Zahlungsein- und ausgängen
• Durchführung der Spendenverwaltung (z.B. Kommunikation mit Geldgeber*innen und Ausstellung von Spendenbescheinigungen)
• Verwaltung der Frauenhaus- und Fachberatungssuche auf der Webseite von der Frauenhauskoordinierung (in TYPO3)
• Arbeiten mit digitalen Systemen und Arbeitsprozessen, u. a. mit Teams, Stackfield, Brevo, Timebutler, FundraisingBox und sevDesk
• Unterstützung bei Fortbildungen und digitalen Meetings über Pretix und Zoom
• Verwaltungsmäßige Unterstützung bei der Erstellung von Materialien und Publikationen
• Kommunikation mit Frauenhäusern und Beratungsstellen
• reguläre Verwaltungstätigkeiten

Unsere Anforderungen

• eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungsbereich von Vereinen
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Eigenverantwortung
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office und digitalen Arbeitsabläufen
• ein gutes Verständnis für Zuständigkeiten, Vertraulichkeit und Datenschutz
• Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und eine klare Kommunikation
• die Fähigkeit, fachliche Rückmeldungen konstruktiv einzubringen und getroffene Entscheidungen professionell umzusetzen
• Interesse an den Zielen unserer Organisation und die Bereitschaft, unsere feministische Arbeit mitzutragen
• Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Team- und Konfliktfähigkeit

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine sinnstiftende Tätigkeit in unserer Geschäftsstelle in Berlin Mitte. Es erwartet Sie ein motiviertes, engagiertes Team in einem angenehmen Arbeitsklima. Sie erhalten eine Vergütung bis max. TVöD 8 Bund und Ihnen stehen bei einer 5-Tagewoche 30 Urlaubstage zu. Sie haben die Möglichkeit 1-2 Tage in der Woche remote zu arbeiten.

Wir möchten uns diverser aufstellen und freuen uns ausdrücklich über Bewerbungen von Menschen, die strukturell benachteiligt oder unterrepräsentiert sind, insbesondere von Schwarzen Personen, Personen of Color, Personen mit Migrationsgeschichte, queeren Personen, Alleinerziehenden sowie Personen mit Behinderungen oder Beeinträchtigungen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation berücksichtigen wir Bewerbungen von Personen mit Behinderung besonders. Im Übrigen fließen Diversitätsaspekte im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten in unsere Auswahlentscheidung ein. Angaben zur Selbstpositionierung sind freiwillig. Eine Nichtangabe hat keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.

Unsere Büroräume sind derzeit leider nur bedingt barrierearm. Bitte sprechen Sie uns gern an, wenn Sie für das Bewerbungsverfahren oder die Tätigkeit Unterstützung oder Vorkehrungen benötigen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 09.08.2026 mit Angabe des möglichen Eintrittsdatums. Ihre Bewerbung schicken Sie bitte per Mail zusammengefasst in einem PDF-Dokument an unsere Geschäftsführerin Sibylle Schreiber (sie/ihr). Mail: [email protected]. Bei Rückfragen melden Sie sich unter: 0176 86 96 59 84.

Über uns

Täglich erleben Frauen körperliche, sexualisierte und psychische Gewalt ─ ganz gleich wie alt sie sind, welcher Schicht sie angehören oder woher sie kommen. Die Gewalt findet in der Partnerschaft statt, im Berufsleben oder in der Öffentlichkeit. Frauenhäuser und Fachberatungsstellen bieten diesen Frauen Schutz vor weiterer Gewalt. Sie helfen ihnen, die Folgen von Gewalt und Missbrauch zu überwinden und ein gewaltfreies Leben aufzubauen.

Der Verein Frauenhauskoordinierung (FHK) unterstützt deutschlandweit Frauenhäuser und Fachberatungsstellen in fachlicher Hinsicht und bei ihrer politischen Arbeit. FHK vernetzt zahlreiche bundesweit agierende Wohlfahrtsverbände und ihre Einrichtungen.

Gegründet wurde FHK 2001 in Frankfurt am Main, seit 2010 hat der Verein seinen Sitz in Berlin. Mitglieder sind der Bundesverband der Arbeiterwohlfahrt, der Deutsche Caritasverband, der Paritätische Gesamtverband, die Diakonie Deutschland und der Sozialdienst katholischer Frauen Gesamtverein sowie weitere Träger von Frauenhäusern und Fachberatungsstellen.

Mit zusammen rund 275 Frauenhäusern und 300 Fachberatungsstellen fördern und sichern die Mitglieder das Hilfe- und Unterstützungssystem für Frauen, die von Gewalt betroffen sind, sowie für ihre Kinder.

Die Arbeit von FHK wird vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend gefördert.

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