Fachliche Leitung Projektmittelabrechnung und Seminarverwaltung (m/w/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Fachliche Leitung (d/w/m/x) Projektmittelabrechnung und Seminarverwaltung

(Entgeltgruppe 9b TVöD (Bund), unbefristet, 29,25 Wochenstunden).

Ca. 90 Kolleg*innen setzen sich in der DAH für strukturelle Prävention und Gesundheitsförderung im Kontext von HIV, STI und Hepatitis ein. Dafür steht ein Gesamtbudget von aktuell über 7 Mio. EUR zur Verfügung. Der überwiegende Teil der Förderungen umfasst öffentliche Mittel des Bundesinstituts für Öffentliche Gesundheit, die sich auf ca. 400 Einzelprojekte (vor allem Veranstaltungen und Medien) verteilen. Die Abrechnung der Mittel für die Projekte obliegt einem kleinen Team aus derzeit drei Mitarbeitenden. Als Fachliche Leitung unterstützt Du das Team, steuerst und verantwortest die fristgerechte Abrechnung sowie die Seminarverwaltung.

Zu Deinen Aufgaben gehören im Einzelnen:

• Abrechnung von Zuwendungen und Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Vorbereitung und Betreuung von Prüfungen durch die Zuwendungsgeberin einschließlich Bearbeitung von Prüfungsbeanstandungen
• Kontrolle und Aufbereitung der Personalkostenabrechnung für die Zuwendungsgeberin
• Sicherstellung der Schnittstellen zur Projektabrechnung/Seminarverwaltung sowie Entwicklung von Maßnahmen zur Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit
• Ansprechpartner*in für die Fachbereiche und die Zuwendungsgeberin in Fragen der Projektabrechnung und Seminarverwaltung
• Unterstützung und fachliche Anleitung von drei engagierten Mitarbeitenden
• Strukturierung und Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen und -abläufen einschließlich Mitwirkung an deren Digitalisierung
• Mitarbeit bei der Optimierung und Weiterentwicklung des laufenden Budgetmonitoring

Das wünschen wir uns von Dir:

• Abgeschlossene Hochschulbildung (Diplom (FH) / Bachelor), vorzugsweise in den Studiengängen (öffentliche) Verwaltung, Betriebswirtschaftslehre oder in einer vergleichbaren Fachrichtung, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Erfahrungen in der Verwaltung von Förder- oder Drittmitteln
• Kenntnisse in der kaufmännischen Buchhaltung
• Erfahrungen in der Abrechnung von Reise- und Seminarkosten
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und mit einer ERP-Software, idealerweise DATEV
• Gute Deutschkenntnisse
• Sorgfältige Arbeitsweise kombiniert mit einem Verständnis für Zahlen
• Hohes Maß an Servicebereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Freude, kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken und umzusetzen
• Ausgeprägte Teamorientierung
• Offenheit und Sensibilität gegenüber den unserer Präventionsarbeit adressierten Gruppen und deren Lebensweisen
• Kenntnisse im Zuwendungsrecht der öffentlichen Förderung sind von Vorteil

Du erfüllst nicht alle Qualifikationen?

Wir sind uns durchaus bewusst, dass nicht alle Anforderungen stets bei Stellenantritt erfüllt werden können. Wenn die Stelle Dein Interesse geweckt hat, aber Deine Erfahrungen nicht mit den Anforderungen übereinstimmen, möchten wir Dich ermutigen, sich dennoch zu bewerben. Schreibe uns, was Dein Profil besonders auszeichnet und wo Du eher Lernfelder siehst. Gern kommen wir mit Dir ins Gespräch, was wir für eine erfolgreiche Einarbeitung und ein gutes Onboarding tun können.

Willkommen bei uns!

In der DAH möchten wir unterschiedliche Identitäten und Erfahrungshintergründe repräsentiert wissen. Denn Präventionsarbeit braucht vielfältige Perspektiven. Wir begrüßen Bewerbungen von Personen mit Rassismus- und/oder Migrationserfahrung, insbesondere von Personen, die sich als BIPoC bezeichnen, von Menschen aller Geschlechtsidentitäten sowie von Personen marginalisierter Perspektiven. Im Sinne der Selbstbezeichnung und Selbstpositionierung laden wir Dich (auf freiwilliger Basis) dazu ein, entsprechende Angaben in Deiner Bewerbung zu machen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Leider sind wir in noch nicht allen Bereichen der Bundesgeschäftsstelle barrierefrei. Wir möchten jedoch dem jeweiligen individuellen Bedarf entsprechend eine bestmögliche Lösung finden – nimm hierzu gerne auch im Vorfeld einer Bewerbung mit uns Kontakt auf.

Wir bieten Dir:

• Teil eines engagierten Teams zu werden, das sich für Strukturelle Prävention und Gesundheitsförderung im Kontext von HIV, STI und Hepatitis einsetzt
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Raum für Eigeninitiative und Ideen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• 30 Tage Jahresurlaub sowie arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
• Jahressonderzahlung und jährliche Leistungsprämie (LOB)
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Fortbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns, Dich kennenzulernen!

Du begeisterst Dich für unsere Ziele und möchtest Teil der DAH werden? Dann lass uns ein Motivationsschreiben, Deinen Lebenslauf (ohne Foto sowie ohne Angaben zu Alter und Familienstand) und wichtigste Zeugnisse zukommen. Ganz konkret möchten wir gern von Dir erfahren, was Dich an der ausgeschriebenen Stelle interessiert. Bitte reiche Deine Unterlagen (maximal zwei Dateien im PDF-Format bis 10 MB) über unser Bewerbungsportal „Connectoor“ ein:

Bewerbungen per E-Mail können wir leider aus Datenschutzgründen nicht berücksichtigen.

Solange diese Ausschreibung in unserem Bewerbungsportal sichtbar ist, kannst Du Dich darauf bewerben – es gibt keine Bewerbungsfrist. Vorstellungsgespräche finden fortlaufend statt.

Auskünfte erteilt Dir gern Katrin Krüger unter +49 (0) 30 69 00 87 37.

Über uns

Die Deutsche Aidshilfe (DAH) ist der Dachverband von rund 115 Organisationen und Einrichtungen in Deutschland. Sie vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung.

Zu unseren wichtigsten Aufgaben zählt zudem die Aufklärung über HIV/Aids und andere sexuell übertragbare Infektionen. In erfolgreicher Arbeitsteilung mit dem Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit sprechen wir gezielt die gesellschaftlichen Gruppen an, die von HIV/Aids besonders bedroht sind. Dazu zählen:

• Männer, die Sex mit Männern haben
• Menschen aus Weltregionen, in denen HIV besonders stark verbreitet ist
• Menschen, die Drogen gebrauchen
• Sexarbeiter*innen
• Menschen in Haft

Wir unterstützen und ermöglichen dabei Selbsthilfeaktivitäten in diesen Gruppen sowie für Menschen mit HIV.

Die DAH bietet mit ihrer Bundesgeschäftsstelle außerdem Aus-, Fort- und Weiterbildung an. Zielgruppe sind ihre Mitglieder, Selbsthilfegruppen sowie andere, die in diesem Feld tätig sind.

Ferner veröffentlicht sie Materialien (Broschüren, Faltblätter, Postkarten, Plakate, Anzeigen und Fachbücher), die in Inhalt, Stil, Motiv und Gestaltung auf ihre Zielgruppen zugeschnitten sind und bietet auf verschiedenen Webseiten zahlreiche Informationen an.

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