Koordinator*in/Assistenz der Geschäftsführung, IT & Digitalisierung (m/w/d)

Leuchtturm Mitte e.V. ist ein engagierter Träger der Kinder- und Jugendhilfe. Für die Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und digital affine Persönlichkeit, die gerne Fäden zusammenhält, Prozesse koordiniert und den Überblick behält.

Die Stelle verbindet Assistenz der Geschäftsführung, IT-Koordination, Personalakquise und Projektarbeit. Sie müssen dabei keine IT-Fachkraft sein: Entscheidend sind ein gutes technisches Verständnis, Organisationstalent und die Fähigkeit, zwischen Mitarbeitenden, Geschäftsführung und unserem externen IT-Dienstleister zuverlässig zu koordinieren.

Aufgaben

IT-Koordination & Digitalisierung

Zentrale Schnittstelle zwischen unserem Träger und dem externen IT-Support-Unternehmen

Koordination, Weiterleitung und Nachverfolgung von IT-Anfragen und Störungsmeldungen

Unterstützung der Mitarbeitenden vor Ort bei kleineren technischen und organisatorischen Fragen

Koordination von Hardware- und Softwarethemen mit dem externen Dienstleister

Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer digitalen Strukturen

Unterstützung bei Digitalisierungsprojekten und bei der Optimierung der Nutzung von Microsoft 365

Unterstützung der Geschäftsführung & Projektkoordination

Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Strukturierung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Vorhaben

Unterstützung bei zeitlich begrenzten konzeptionellen Projekten und Optimierungsprozessen

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Meetings einschließlich Protokollierung

Sicherung des Gesamtüberblicks über wichtige Themen, Fristen und nächste Schritte

Personalakquise & Bewerbungsmanagement

Veröffentlichung und Pflege von Stellenausschreibungen auf geeigneten Online-Plattformen

Verwaltung und Bestätigung eingehender Bewerbungen

Strukturierte Zuordnung der Bewerbungen zu den zuständigen Bereichsleitungen

Unterstützung bei der Organisation und Koordination des weiteren Bewerbungsprozesses

Qualifikation

Eine abgeschlossene kaufmännische, administrative, organisatorische oder vergleichbare Ausbildung bzw. entsprechende Berufserfahrung

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise

Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und ein gutes technisches Grundverständnis

Gute bis fundierte Kenntnisse in Microsoft 365 – insbesondere Teams, SharePoint und OneDrive – sind von großem Vorteil, da wir überwiegend mit Microsoft-Diensten arbeiten

Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Kommunikationsstärke, Eigeninitiative, Verbindlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen

Idealerweise Erfahrung in Assistenz, Projektkoordination, Personalverwaltung oder einer vergleichbaren Funktion

Benefits

Flexible Arbeitszeiten/ 25–30 Wochenstunden

Ein eigenes Büro

Teilweise Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten nach Absprache

Eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Gestaltungsspielraum bei Digitalisierung und Weiterentwicklung unseres Trägers

Eine strukturierte Einarbeitung; Einstieg und Einarbeitung können ab sofort beginnen

Weiterbildungsmöglichkeiten, insbesondere im Bereich Microsoft 365 und digitale Zusammenarbeit

Eine attraktive, erfahrungsabhängige Vergütung

Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld und eine sinnstiftende Tätigkeit in der Kinder- und Jugendhilfe

Die Stelle ist ab sofort zu besetzen. Bewerbungen sind bis zum 30. September 2026 möglich. Da wir die Stelle zeitnah besetzen möchten, führen wir bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist Gespräche und freuen uns ausdrücklich über frühzeitige Bewerbungen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!