Veranstaltungsassistenz (w/m/d)

Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) sucht für die Geschäftsstelle des Rates für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD)

eine Veranstaltungsassistenz (w/m/d) (ID 349)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt, bis 31. Juli 2026 und mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden, vorbehaltlich der Bewilligung beantragter Drittmittel. Eine Verlängerung der Beschäftigung sowie eine Erhöhung der Arbeitszeit sind nicht ausgeschlossen.

Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (http://www.wzb.eu). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 450 Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Geschäftsstelle des RatSWD zur Unterstützung bei der Planung und Durchführung einer Konferenz mit 200 Teilnehmenden im Juni 2026 sowie weiterer Veranstaltungen. Der RatSWD ist ein unabhängiger Beirat der Bundesregierung. Seit 2004 gestaltet er die Weiterentwicklung der Forschungsinfrastrukturen für die empirischen Sozial-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften aktiv mit und setzt sich für eine wissenschaftsfreundliche Gestaltung der rechtlichen und politischen Rahmenbedingungen ein. Der RatSWD und seine Geschäftsstelle am WZB sind Teil von KonsortSWD in der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Das WZB ist mit der Wahrnehmung der Geschäfte des RatSWD beauftragt. KonsortSWD ist das Konsortium für die Sozial-, Bildungs-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften in der NFDI. Das Ziel ist es, die Arbeit mit Daten aus der und für die Forschung zu erleichtern und zu verbessern. Wir entwickeln dazu Dienste, die die Bedarfe der Forschenden aufgreifen.

Arbeitsort ist die RatSWD-Geschäftsstelle im Zentrum Berlins.

Ihre Aufgaben

administrative Unterstützung des Projektmanagements inkl. Budgetplanung sowie der Arbeit des Programmkomitees der Konferenz

Betreuung des Konferenzmanagement-Tools (ConfTool) zur Veranstaltungsorganisation

Koordination und Abstimmung mit Dienstleistern (Location, Catering, Technik)

Gästemanagement und Unterstützung beim Reisemanagement für die Konferenz sowie weitere Veranstaltungen des RatSWD (unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes)

professionelle Veranstaltungsbetreuung vor Ort für einen reibungslosen Konferenzablauf

Unterstützung bei sonstigen anfallenden Aufgaben in der RatSWD-Geschäftsstelle

Ihr Profil

erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Fremdsprachenassistenz oder Veranstaltungskaufmann/-frau)

erste nachweisbare Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, vorzugsweise im wissenschaftlichen Umfeld

ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung, Fähigkeit zu Arbeit in einem dynamischen Umfeld

ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Englischkenntnisse, ggf. Grundkenntnisse einer weiteren Fremdsprache

sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office, Erfahrung mit digitalen Tools zu Projekt- und Veranstaltungsmanagement wünschenswert

Kenntnisse der einschlägigen Verwaltungsvorschriften von Vorteil

hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten als Teil eines engagierten Teams, „Hands-on“-Mentalität, Belastbarkeit

offener, verbindlicher, wertschätzender und konstruktiver Umgangsstil

Unser Angebot

Vergütung je nach Übertragung der Aufgaben bis zu EG 9a TVöD Bund

Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL U)

Beratung und Unterstützung bezüglich Visum und Aufenthaltserlaubnis

ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz in Berlin-Prenzlauer Berg

kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld

umfassende Einarbeitung

flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zertifiziert durch das Audit berufundfamilie

umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung

vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei einer Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund

Beratungs- und Unterstützungsangebote für WZB-Mitarbeitende in schwierigen Lebenssituationen

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Lisa Kühn, Tel. 030 25491-830.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 5. August 2025 statt.

Weitere Informationen über das WZB unter www.wzb.eu.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungstoolbis zum 22. Juli 2025.