Prozess- & Schnittstellenmanager:in (w/m/d)

Wir sind ein wachsendes Unternehmen aus Berlin. Unser Vertrieb und Kundenservice sind der Angelpunkt – unterstützt von einer starken Basis: einer großen Artikeldatenbank, einem Onlineshop mit 4,9 Sternen bei über 3.800 Bewertungen und einem eingespielten Team. Gerade im B2B arbeiten wir mit vielen Lieferanten und externen Servicedienstleistern. Diese Schnittstellen sind ausbaufähig und für Mitarbeitende oft undurchsichtig. Deshalb suchen wir dich: eine Person, die Prozesse versteht, Schnittstellen klärt und Abläufe nachhaltig vereinfacht.

Du bist kein Einzelkämpfer, sondern wirst Teil eines bestehenden Teams mit Vertriebsleitung, Leitung Kundenservice, Projektassistenz und der Ausrichtung an der Geschäftsführung.

Gemeinsam sorgt ihr dafür, dass unser 10-köpfiges Sales- und Serviceteam mit klaren Prozessen arbeiten kann – ohne Stocken, ohne Workarounds, dafür mit Skalierungsperspektive.

Aufgaben

• Analyse und Optimierung von Prozessen zwischen Vertrieb/Service, Backoffice und Buchhaltung.
• ​​Schnittstellen zu Lieferanten und Servicepartnern strukturieren (z. B. Beauftragung, Garantie, Abläufe).
• ​Systemfehler erkennen, Ursachen klären und nachhaltige Lösungen umsetzen.
• ​​Workflows, Aufgaben- und Dokumentenprozesse digital aufbauen und weiterentwickeln.
• ​Entwicklung einer zentralen Wissens- und Prozessdatenbank für Sales, Service und QM.
• ​Pflege und Strukturierung von Produktdaten, Anleitungen und Datenblättern – intern und für externe Partner.
• ​Schulung des Teams, sodass auch nicht-technische Kolleg:innen Prozesse verstehen und anwenden.
• Direkte Zusammenarbeit mit Vertriebsleitung, Leitung Kundenservice und Projektassistenz sowie der Geschäftsführung.
• ​Unterstützung beim Skalieren eines 10-köpfigen Vertriebs & Kundenservice Teams im operativen Geschäft.
• ​Schnittstelle zu Backoffice, Buchhaltung sowie externen Partnern.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in Prozessmanagement, Business-Analyse oder einer vergleichbaren Rolle.
• ​​Kenntnisse im Umgang mit Business-Systemen (ERP, CRM, Onlineshop, Dokumentenmanagement).
• ​Analytische Denkweise, Drang nach Vereinfachung und konsequente Lösungsorientierung.
• ​Strukturierter Problemlöser, der Fehler nicht akzeptiert, sondern beseitigt.
• ​Fähigkeit, komplexe Themen verständlich zu erklären und ins Team zu übertragen.
• ​Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1).

Benefits

• Eine Festanstellung mit langfristiger Perspektive bei einer echten Berliner Marke
• ​Ein starkes Fundament und ein Team, das Zusammenarbeit lebt.
• ​Gestaltungsfreiheit, Prozesse sichtbar zu verbessern.
• ​​Ein Umfeld, das Transparenz, Effizienz und Kundenerfolg in den Mittelpunkt stellt.

Wenn du Freude daran hast, Schnittstellenprozesse klar und effizient zu gestalten, Systemfehler konsequent zu beseitigen und Strukturen für Wachstum aufzubauen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.