Sekretariatsleitung in Anwaltskanzlei

Wir suchen eine Büroleitung bzw. -vorstand für unser Sekretariats-Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Unsere Anwält*innenkanzlei mit 6 Rechtsanwält*innen besteht seit November 2018 und befindet sich in Berlin-Kreuzberg 61. Wir sind ausschließlich im Bereich Migrationsrecht tätig und arbeiten bundesweit in allen Teilbereichen des Aufenthaltsrechts, des Asylrechts sowie des Staatsangehörigkeitsrechts. Darüber hinaus sind wir auf dem Gebiet des Sozial- und Strafrechts für unsere aufenthalts- und asylrechtlichen Mandant*innen tätig.

Bei uns sind derzeit 5 Bürokräfte sowie eine ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte (in unterschiedlichem Stundenumfang) und eine Auszubildende angestellt.

Für unser Team suchen wir noch weitere Hilfe.

Zu Ihren Aufgaben gehört die selbständige Abwicklung aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten, vor allem aber auch deren Organisation und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes. Zu den Aufgaben des Sekretariates gehören insbesondere die Abwicklung des Publikumsverkehrs, das Führen von Telefonaten, die Übersicht über den Termin-Kalender, das Scannen und Zuordnen der Eingangs- und die Bearbeitung der Ausgangspost, Aktenanlagen oder die Abwicklung einfacher Korrespondenz mit Mandant*innen, Behörden und Gerichten, Buchhaltung, Rechnungslegung und -prüfung.

Als Büroleitung behalten Sie die Übersicht und stellen sicher, dass die verschiedenen anfallenden Aufgaben ausgeführt werden.

Wir arbeiten größten Teils ohne Papier-Akten, weshalb Computer-Kenntnisse (vor allem im Umgang mit Text- und E-Mail-Programmen) unabdingbar sind. Als migrationsrechtlich tätige Kanzlei vertreten wir Mandant*innen aus vielen unterschiedlichen Ländern. Wir erwarten daher zumindest Englischkenntnisse.

Wir bieten einen möglichst persönlichen Umgang (gemeinsame Mittagessen, Team-Treffen, Kanzleiausflug), Flexibilität bei der Einteilung der Arbeitszeiten (im Rahmen arbeitsrechtlicher Vorgaben) aus Verständnis für familiäre Verpflichtungen und eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Mandant*innen-Kontakt. Die Tätigkeit sollte mindestens 20 h/ Woche umfassen. Wir übernehmen die Kosten für Deutschland-Ticket im Rahmen eines Job-Ticket Abos.

Bei Interesse bewerben Sie sich gern mit Gehaltsvorstellungen per E-Mail bei Julius Engel ( [email protected] ). Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen!

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Stellenprofil: Büroleitung / Sekretariat (Kanzlei)

Position

• Büroleitung mit Verantwortung für das gesamte Sekretariat
• Unterstützung und Verstärkung des bestehenden Teams

Leitungs- und Organisationsaufgaben

• Selbständige Abwicklung aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• Organisation des Sekretariats und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Überblick über alle anfallenden Aufgaben behalten
• Sicherstellen, dass Aufgaben zuverlässig und vollständig erledigt werden

Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Betreuung des Publikumsverkehrs
• Führen von Telefonaten
• Verwaltung und Überwachung des Terminkalenders
• Scannen und Zuordnen der Eingangspost
• Bearbeitung der Ausgangspost
• Anlage von Akten
• Erledigung einfacher Korrespondenz mit Mandant*innen, Behörden und Gerichten

Finanz- und Abrechnungsaufgaben

• ggf. Buchhaltung
• Rechnungsstellung
• Rechnungsprüfung