Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Willst du Teil eines der am schnellsten wachsenden PropTech-Startups in der Immobilienbranche werden? Willkommen bei yoursquares. Wir digitalisieren und automatisieren den gesamten Vertriebs und Vermarktungsprozess von Neubauprojekten für Bauträge r - von der Gewinnung qualifizierter Kaufinteressenten abseits klassischer Immobilienportale über KI-gestützte telefonische Vorqualifizierung bis hin zu unserem eigenen Bauträger-CRM mit Automatisierungen, Analytics Dashboards und KI-Tools.

Mit über 150 Bauträgerkunden in Deutschland, Österreich und Frankreich sind wir bereits heute der digitale Vertriebspartner für Neubauprojekte. Als bootstrapped Startup wachsen wir aktuell mit über 700% pro Jahr und werden in den nächsten Jahren stark skalieren.

Unsere Mission : Die europaweit #1 digitale Vertriebs- und Vermarktungsplattform von Neubau-Immobilienprojekten werden.

Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft. Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln.

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorgänge
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Übernahme des Dokumentenmanagements sowie Verwaltung der digitalen Post
• Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater
• Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Einhaltung relevanter Fristen
• Versand und Verwaltung von Verträgen (Mandanten & Mitarbeitende)
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen
• Organisation interner Teamevents
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Strukturen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung

Persönlich überzeugst du durch

• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln
• Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen

Benefits

• Freue dich auf einen modernen Arbeitsplatz direkt in Charlottenburg – inklusive Dachterrasse für die Mittagspause oder den After-Work-Drink. Für Snacks und Getränke ist bei uns immer gesorgt
• Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Homeoffice
• Der Zusammenhalt ist uns wichtig – diesen fördern wir durch regelmäßige gemeinsame Lunches, Dinner sowie Teamevents
• Bei uns triffst du auf kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation über alle Bereiche hinweg
• Als wachsendes Unternehmen bieten wir dir ein spannendes Umfeld, in dem du dich aktiv einbringen und dich innerhalb deiner Rolle weiterentwickeln kannst
• Neben einer fairen Bezahlung bieten wir dir Benefits, die zu deinem Alltag passen. Du hast die Wahl zwischen einem Zuschuss zum Deutschlandticket oder monatlichem Shopping-Guthaben. Zusätzlich erhältst du Zugriff auf unser Corporate-Benefits-Portal mit exklusiven Rabatten