Assistenz der Geschäftsführung & Operations Management (m/w/d)

Über RailKompass

Die RailKompass GmbH ist ein junges, wachsendes Unternehmen in der Eisenbahnbranche. Unser Leistungsspektrum umfasst unter anderem die Bereitstellung qualifizierten Fachpersonals, die Organisation und Durchführung eisenbahnbetrieblicher Prüfungen sowie den kontinuierlichen Aufbau weiterer Dienstleistungen im Schienenverkehr.

Als dynamisches Unternehmen befinden wir uns in einer spannenden Wachstumsphase. Dabei legen wir großen Wert auf effiziente Prozesse, digitale Lösungen, kurze Entscheidungswege und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und zur Weiterentwicklung unserer internen Organisation suchen wir eine engagierte, strukturierte und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und unser Unternehmen aktiv mitzugestalten

Du übernimmst die Assistenz der Geschäftsführung sowie das Operations Management und hältst dem Team im täglichen Geschäft den Rücken frei. Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern. Du unterstützt sowohl bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten als auch bei der operativen Steuerung unseres Tagesgeschäfts.

Assistenz der Geschäftsführung & Büroorganisation

• Eigenständige Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers im operativen und administrativen Tagesgeschäft

• Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen sowie eigenverantwortliche Kalenderpflege

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und geschäftlichen Abstimmungen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weiteren Geschäftsunterlagen

• Organisation und Koordination interner Abläufe sowie Unterstützung bei der Teamorganisation

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben

Personaldisposition & Kundenbetreuung

• Eigenständige Planung, Organisation und Koordination von Mitarbeitereinsätzen bei unseren Kunden im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

• Abstimmung von Personalbedarfen, Einsatzzeiten und Einsatzbedingungen mit Kunden und Mitarbeitenden

• Bearbeitung und Beantwortung von Kundenanfragen sowie Koordination kurzfristiger Personalbedarfe

• Aktive Kontaktaufnahme mit bestehenden und potenziellen Kunden zur Vermittlung verfügbarer Personalkapazitäten

• Vorbereitung und Erstellung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen, Einsatzvereinbarungen und weiteren einsatzbezogenen Unterlagen nach internen Vorgaben

• Erstellung und Bereitstellung von Einsatzinformationen für unsere operativen Mitarbeitenden

• Unterstützung bei der Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender

• Pflege und Verwaltung relevanter Personal- und Einsatzdaten

Projektmanagement & Organisationsentwicklung

• Eigenständige Planung, Koordination und Umsetzung interner Projekte

• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Softwarelösungen, beispielsweise Personio oder Willson

• Analyse bestehender Arbeitsabläufe sowie Identifikation von Verbesserungs- und Digitalisierungspotenzialen

• Aktive Weiterentwicklung unserer internen Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse

• Unterstützung der Geschäftsführung beim Aufbau neuer Unternehmensbereiche und der Umsetzung strategischer Vorhaben

Reiseorganisation & kaufmännische Administration

• Organisation und Buchung von Hotelübernachtungen und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung sowie unsere operativen Mitarbeitenden

• Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen unserer Mitarbeitenden

• Kontrolle, Zuordnung und Abrechnung von Hotelrechnungen

• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchführung und der strukturierten Aufbereitung kaufmännischer Unterlagen

• Mitwirkung im Controlling, insbesondere bei der Auswertung von Kosten, Umsätzen und operativen Kennzahlen

• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie der Vorbereitung kaufmännischer Auswertungen

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung in der Assistenz, Büroorganisation, Personaldisposition, Personaldienstleistung oder einer vergleichbaren Tätigkeit

• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

• Eine selbstständige, strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen

• Kaufmännisches Verständnis und Interesse an organisatorischen sowie betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen

• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Eigeninitiative

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil, aber keine Voraussetzung:

• Erfahrungen in der Arbeitnehmerüberlassung, Personaldisposition oder Personaldienstleistungsbranche

• Kenntnisse im Eisenbahn- oder Verkehrssektor

• Erfahrungen mit HR-Software wie Personio oder vergleichbaren Systemen

• Kenntnisse in der vorbereitenden Buchführung, Reisekostenabrechnung oder im Controlling

• Erfahrungen in der Einführung digitaler Systeme und der Optimierung von Geschäftsprozessen

Wichtiger als ein perfekter Lebenslauf sind für uns deine Persönlichkeit, dein Organisationstalent und die Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten.

Das erwartet dich bei uns

• Eine vielseitige Position mit Verantwortung: Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Einblicken in nahezu alle Unternehmensbereiche

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und die Möglichkeit, eigene Ideen unmittelbar einzubringen

• Aktive Mitgestaltung: Die Chance, Strukturen, Prozesse und die weitere Entwicklung eines wachsenden Unternehmens maßgeblich mitzugestalten

• Eigenverantwortliches Arbeiten: Raum für eigene Entscheidungen, selbstständige Projekte und persönliche Initiative

• Moderne Arbeitsweise: Digitale Prozesse, zeitgemäße Softwarelösungen und ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld

• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten: Die Möglichkeit, mit unserem Unternehmen zu wachsen und perspektivisch weitere Verantwortungsbereiche zu übernehmen

• Ein spannendes Branchenumfeld: Einblicke in die Eisenbahnbranche mit ihren vielfältigen operativen und organisatorischen Herausforderungen

Vergütung

Das Gehalt für diese Position liegt bei EUR 42,000–54,900 pro Jahr

Interesse geweckt?

Du möchtest nicht einfach nur Termine koordinieren, sondern Verantwortung übernehmen, Prozesse gestalten und die Entwicklung eines jungen Unternehmens aktiv begleiten?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Bewirb dich bei der RailKompass GmbH und werde Teil unseres weiteren Unternehmensaufbaus.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!