Sachbearbeitung Sekretariat/ Empfang in Vollzeit in Berlin (m/w/d)

Bei BBQ - Baumann Bildung und Qualifizierung GmbH haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Menschen auf ihrem Weg in den Arbeitsmarkt zu begleiten und ihnen neue Perspektiven zu eröffnen. Seit 1998 setzen wir uns mit Herz und Leidenschaft dafür ein, Weiterbildung für alle zugänglich zu machen. Jetzt suchen wir genau dich! Eine engagierte und motivierte Persönlichkeit, die mit uns gemeinsam daran arbeitet, unser Angebot weiterzuentwickeln und einen echten Unterschied in unserem Unternehmen und im Leben unserer Teilnehmenden zu machen.

Ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Sachbearbeitung Sekretariat/ Empfang (m/w/d) in Vollzeit in Berlin .

Aufgaben

• Kunden- und Teilnehmerbetreuung: Du bist erste Ansprechperson für Kund:innen, Teilnehmende, Dozent:innen und Kostenträger – persönlich, telefonisch sowie per E-Mail.
• Projekt- und Kurskoordination: Du organisierst und koordinierst Umschulungen, Kurse und Fördermaßnahmen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Projekte.
• Erstkontakt & Informationsmanagement: Du übernimmst den Erstkontakt, informierst umfassend über unsere Dienstleistungen und begleitest Teilnehmende während des gesamten Prozesses.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Du erstellst, verwaltest und pflegst Verträge für Dozent:innen und Teilnehmende sowie Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate.
• Kommunikation & Korrespondenz: Du stellst die fristgerechte Weiterleitung relevanter Informationen an Kostenträger sicher und übernimmst die laufende Geschäftskorrespondenz.
• Daten- und Datenbankpflege: Du bist verantwortlich für die Pflege und Aktualisierung der Kunden- und Teilnehmerdatenbanken.
• Dokumentation: Du dokumentierst Projektfortschritte, Abläufe und relevante Arbeitsschritte sorgfältig und strukturiert.

Qualifikation

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Organisationsassistent) oder mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Verwaltungserfahrung: Erfahrung in der Verwaltung und Betreuung von Bildungsangeboten ist von Vorteil.
• Office-Erfahrung: Erste Erfahrungen im Back- und Frontoffice sind willkommen.
• Organisationsfähigkeit: Du bist ein Organisationstalent, arbeitest sorgfältig und genau, und zeichnest dich durch Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Flexibilität aus. Zudem hast du Freude am Umgang und der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Kommunikationsstärke: Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und dein Durchsetzungsvermögen unterstützen dich in deiner Rolle.

Benefits

• Work-Life-Balance: Genieße bei einer Vollzeitbeschäftigung eine 39-Stunden-Woche, 29 Tage Urlaub pro Jahr sowie – je nach Position – Homeoffice und flexible Arbeitszeiten.
• Strukturierter Start: Unser umfassendes Onboarding und die strukturierte Einarbeitung sorgen dafür, dass du dich von Anfang an gut aufgehoben fühlst und erfolgreich durchstarten kannst.
• Wachstum und Entwicklung: Regelmäßiges Feedback und die Möglichkeit, dich in bereichsübergreifenden Teams einzubringen, fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Zusätzlich kannst du mit deinem monatlichen Bildungsbudget aus einer Vielzahl an Angeboten wählen.
• Exklusive Rabatte: Profitiere von attraktiven Personalrabatten bei vielen renommierten Marken sowie einem Probonio-Gutschein, den du bei zahlreichen namhaften Unternehmen einlösen kannst.
• Bikeleasing: Leihe dir über unser Bikeleasing-Programm kostengünstig ein Fahrrad oder E-Bike – für einen nachhaltigen, gesunden und flexiblen Arbeitsweg.
• Teamspirit und Kultur: Freue dich auf ein offenes, wertschätzendes Arbeitsumfeld, eine Duz-Kultur und regelmäßige Team-Events, die den Zusammenhalt stärken und das Arbeitsklima positiv gestalten.

Hast du Lust, deine Leidenschaft für die Erwachsenenbildung bei uns einzubringen und Menschen auf ihrem Weg zu unterstützen?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Bewirb dich direkt über unser Bewerbungsformular auf unserer Karriereseite oder über join.

Wir können es kaum erwarten, von dir zu hören!