Assistenten*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für molekulare Genetik ist ein internationales Forschungs­institut im Bereich der medizinischen Genomforschung. Es beschäftigt ungefähr 350 Mitarbeiter*innen. Sein Forschungs­schwerpunkt liegt auf der Untersuchung der Funktion und Regulation des Genoms während der Embryonal­entwicklung und bei der Entstehung von Krankheiten.

Für unser Institut suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (oder in Teilzeit ab ca. 30 Wochenstunden):

eine*n Assistenten*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
(Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-Bund)

Die Stelle ist befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung.

Die Assistenzen in unseren Forschungs­gruppen nehmen administrative Aufgaben für die zum großen Teil internationalen Leitungs­kräfte und Mitarbeitenden wahr. Sie sind an der Planung wissenschaftlicher Veranstaltungen beteiligt und damit eine wichtige Schnittstelle zur Instituts­verwaltung. Auch bei der Durchführung personeller Einzel­maßnahmen sind Sie direkt eingebunden und stellen damit effiziente und reibungslose Abläufe sicher. Sie vertreten sich gegenseitig und sind dem Team Forschungs­koordination zugeordnet.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• Sie übernehmen wichtige Aufgaben für verschiedene Forschungs­gruppen im administrativen Tagesgeschäft, wie z. B. bei der Personal­beschaffung oder der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Leitungs­kräfte in administrativen Aufgaben und bei der Organisation und Koordinierung von Forschungs­aktivitäten
• Sie planen und buchen Dienstreisen und bereiten die Abrechnung der Reisekosten mit den Leitungs­kräften und Mitarbeitenden vor
• Sie betreuen und unterstützen internationale Mitarbeitende und Gäste des Instituts in dienstlichen Angelegenheiten
• Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich die Korrespondenz der Ihnen zugeordneten Forschungs­gruppen in deutscher und englischer Sprache sowie in einer zweiten gängigen Fremdsprache wie z. B. Französisch oder Spanisch

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Sie haben eine Ausbildung zum*r Fremdsprachen­sekretär*in erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Zur reibungslosen Kommunikation verfügen Sie über mündliche und schriftliche Englisch­kenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 und in einer weiteren gängigen Fremdsprache wie z. B. Französisch oder Spanisch, mindestens auf dem Niveau B2 gemäß dem Europäischen Referenz­rahmen
• Sie waren bereits mehrere Jahre in einer Assistenz­position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld, tätig
• Sie haben möglichst umfassende Erfahrungen und Kompetenzen in der Planung und Begleitung wissenschaftlicher Veranstaltungen (wie z. B. Kolloquien oder Konferenzen) und begleiten die Vorbereitung und Abwicklung administrativ effizient unter Einbezug sämtlicher Stakeholder aus dem wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Bereich des Instituts
• Sie agieren im Umgang mit unseren Forschenden souverän und wissen, die Balance zwischen deren Bedürfnissen und den administrativen Anforderungen (z. B. Einhaltung zuwendungs­rechtlicher Vorschriften) abzuwägen
• Sie arbeiten gerne selbständig, strukturiert und können dem Arbeitsanfall entsprechend priorisieren
• Die gängigen Microsoft-Office-Programme (o. Ä.) wenden Sie in Ihrem Arbeitsalltag routiniert an
• Sie sind digitalen Neuerungen gegenüber aufgeschlossen und bringen idealerweise Erfahrungen aus dem Bereich Digitalisierung von administrativen Arbeits­prozessen mit
• Für eine gute Zusammenarbeit mit unserer vielfältigen Belegschaft wünschen wir uns von Ihnen ein hohes Maß an interkultureller Offenheit und Kompetenz

Wir bieten Ihnen:

Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz in einem modernen und freundlichen Arbeitsumfeld, eine hervorragende Infrastruktur, abwechslungsreiche Aufgaben sowie die Möglichkeit, Neues auszuprobieren. Für eine gute Work-Life-Balance können Sie bei uns am Institut im Rahmen der Gleitzeit Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten. Ihre berufliche Entwicklung unterstützen wir mit einem umfangreichen internen Fortbildungs­angebot.

Das Entgelt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Daneben werden Sozialleistungen entsprechend den Regelungen für den öffentlichen Dienst gewährt (VBL, Kitaplatz­kontingente, Zuschuss zum Jobticket).

Haben Sie Fragen? Unsere Leitung Forschungs­koordination, Herr Dr. Jakob Schweizer, beantwortet sie gern unter [email protected] oder unter Telefon 030 8413-1875 .

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Ferner möchte die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Ihre Bewerbung:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (inklusive relevanter Zeugnisse/Arbeitszeugnisse, diese Dokumente können auch auf Deutsch sein) bis zum 6. April 2026 .

Wir bitten Sie, bei Ihrer Bewerbung auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten, und freuen uns ausdrücklich über Ihre Bewerbung, auch wenn Sie das Stellenprofil nicht komplett ausfüllen.

Bitte bewerben Sie sich über unser Bewerbungs­management­system .

Max-Planck-Institut für molekulare Genetik
Ihnestraße 63–73
14195 Berlin