Assistenz der Stabsbereichsleitung Kommunikation (m/w/d)

Wir sind die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV),
der Spitzenverband der neun gewerblichen Berufsgenossenschaften und 24 Unfallkassen in Deutschland. Prävention, Rehabilitation und Entschädigung - das sind unsere zentralen Aufgaben. Wir kümmern uns um die Sicherheit der Menschen beim Arbeiten und Lernen..

Ihr zukünftiges Team:
"Kommunikation ist das A und O"
Die Hauptabteilung Kommunikation (KOM) der DGUV lebt nach diesem Motto. An den Standorten Berlin und Sankt Augustin verantwortet KOM alle Bereiche der internen und externen Kommunikation des Verbandes und unterstützt auch die Unfallkassen und Berufsgenossenschaften bei ihrer Kommunikationsarbeit.  

• Sie sind zuständig für die Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Stabsbereich, wie die Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Korrespondenz und Kontaktdatenpflege sowie Terminplanung- und Koordination für die Stabsbereichsleitung
• Sie planen und organisieren Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen und verantworten deren Vor- und Nachbereitung
• Sie übernehmen allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, strukturierte Vorgangsführung, Erstellung von Protokollen und Monitoring von Fristen und Terminen
• Sie vertreten die SAP-Sachbearbeitung im Rechnungsmanagement

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungs-fachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management, idealerweise im Kommunikationsbereich oder einem vergleichbaren Umfeld
• Interesse an Kommunikation und Verbandsarbeit sowie Erfahrung in einem Verband, einer Körperschaft des öffentlichen Rechts oder einer anderen öffentlichen Institution von Vorteil
• Erfahrung in der Organisation und Betreuung von Besprechungen, Gremien- und Verbandssitzungen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS 365, insbesondere den Office Anwendungen und Teams, Trello; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und Verantwortungs-bewusstsein
• Team- und Kommunikationsstärke, sicheres und serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Gute Englischkenntnisse sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen