Teamleitung Empfang und Praxisorganisation (m/w/d)

Für unser psychotherapeutisches MVZ suchen wir Dich, als erfahrene MFA oder vergleichbar qualifizierte Fachkraft, die den Empfang und die Praxisorganisation verlässlich mitgestalten möchte und Spaß an der Koordination, Abrechnungsvorbereitung und dem Qualitätsmanagement hat. Dein Arbeitsplatz liegt am Empfang und im angrenzenden Backoffice, den du mitgestalten kannst.

Aufgaben

Koordination des Empfangsteams:

• Fachliche Koordination des Empfangsteams einschließlich Einarbeitung, Aufgabenverteilung sowie Dienst- und Urlaubsplanung
• Begleitung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden durch regelmäßiges Feedback und Unterstützung im Arbeitsalltag

Patient*innenmanagement:

• Sicherstellung eines professionellen, freundlichen und serviceorientierten Empfangs inkl. lösungsorientierte Bearbeitung organisatorischer Anliegen und Beschwerden

Praxisorganisation:

• Verantwortung für das Termin-, Wartelisten- und Ausfallmanagement in enger Abstimmung mit HR und dem Behandlungsteam
• Organisation und kontinuierliche Optimierung der Praxisabläufe sowie Koordination von Bestellungen, Dienstleistern und administrativen Prozessen
• Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsprozesse in tomedo, OneDrive und Notion sowie Unterstützung beim Einsatz digitaler und KI-gestützter Lösungen

Abrechnung:

• Erfassung, Prüfung und operative Vorbereitung abrechnungsrelevanter Leistungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

Qualitätsmanagement:

• Mitwirkung im Aufbau und Weiterentwicklung vom Qualitätsmanagement (QEP)

Qualifikation

• Mehrjährige einschlägige Erfahrung in einer Praxis oder einem MVZ im Empfangsbereich.

• Du fühlst Dich in Terminmanagement, Patient*innenkommunikation, Praxisorganisation und abrechnungsnahen Abläufen sicher.

• Du hast Freude daran, Kolleg*innen anzuleiten und Verantwortung zu übernehmen, arbeitest strukturiert und kannst klar delegieren, priorisieren und offene Aufgaben nachhalten.

• Sichere erste IT-Kenntnisse

• Du gehst zugewandt und professionell mit Patient*innen um und bleibst auch bei

Beschwerden, Unsicherheiten oder Konflikten ruhig und lösungsorientiert.

• Du möchtest Qualitätsmanagement und QEP aktiv mitgestalten und gehst verantwortungsvoll mit Datenschutz, Schweigepflicht und sensiblen Gesundheitsdaten um.

• Du arbeitest sicher mit digitalen Werkzeugen, bist offen für neue Software und KI-gestützte Anwendungen und kannst Dich schnell in tomedo einarbeiten.

Benefits

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit Deine Leitungs-und Organisationserfahrung weiterzuentwickeln
• Planbare, geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenend- und Notdienste. Dank unserer reinen Terminsprechstunde und eines großzügigen Behandlungsrhythmus von nur einer Patientin alle 50 Minuten bleibt ausreichend Zeit für eine individuelle und hochwertige Betreuung.
• Bezahltes Jobticket oder Kilometerpauschale
• Ein engagiertes und wertschätzendes Team mit familiärer Arbeitsatmosphäre mit

regelmäßigen Teamevents

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen bei einer 5-Tage-Woche
• Eine verkehrsgünstige Lage an U5/S5 (Wuhletal und Biesdorf) sowie günstige

Busverbindungen

• Modern eingerichtete, sehr ruhige Räumlichkeiten mit Klimaanlage und Aufenthaltsraum auf dem schön gelegenem UKB Gelände

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen.