Executive Assistant & Operations Manager (m/w/d)

Bei ServiceHero verfolgen wir die Mission, der führende Anbieter für die Lösung von haushaltsnahen Notfällen zu werden, von Wasserrohrbrüchen über Schädlingsbekämpfung bis hin zum Schlüsseldienst. Unsere digitale Plattform bietet schnelle und transparente Hilfe, indem sie qualifizierte Fachkräfte mit betroffenen Kunden verbindet. Als Deutschlands größter Anbieter für Schädlingsbekämpfung mit SchädlingsHero haben wir bereits einen ersten Schritt in diese Richtung gemacht.

Um unsere ambitionierten Ziele zu erreichen, suchen wir ein organisatorisches und menschliches Rückgrat, das unserem Unternehmen Stabilität und Struktur gibt.

Als Executive Assistant & Operations Manager (m/w/d) bist du mehr als nur eine Unterstützung – du bist der proaktive Partner unseres CEOs und der Fels in der Brandung für das gesamte Team. Du denkst immer zwei Schritte voraus, sorgst dafür, dass wichtige Dinge nicht unter den Tisch fallen und schaffst so den Freiraum für strategische Entscheidungen. Wenn du es liebst, eigenständig Verantwortung zu übernehmen, eine große Bandbreite an Aufgaben zu managen und die vertrauensvolle Kraft im Hintergrund zu sein, dann ist diese Rolle für dich geschaffen.

Aufgaben

• Als proaktiver Partner unseres CEOs hältst du ihm den Rücken frei, damit nichts Wichtiges unter den Tisch fällt. Du übernimmst und bereitest eigenständig eine Reihe von vertrauensvollen Themen vor und sicherst so, dass er sich voll auf seine strategischen Aufgaben konzentrieren kann.
• Du hast die Finanzen fest im Griff: Du übernimmst zuverlässig die vorbereitende Buchhaltung, prüfst Kreditkartenabrechnungen sowie Rechnungen und stellst sicher, dass alle Belege dort sind, wo sie hingehören.
• Du stärkst unsere Kultur und den Teamzusammenhalt: Du bist die gute Seele unseres Teams, koordinierst das Onboarding neuer Kolleg:innen und organisierst unsere wichtigen Feierlichkeiten wie das "End of Season"-Event oder die Weihnachtsfeier. Außerdem kümmerst du dich um das Catering für unsere monatlichen Townhalls.
• Du managst administrative & operative Themen: Du bist die zentrale Anlaufstelle für die vielen administrativen Aufgaben, für die es sonst niemanden gibt. Du organisierst Reisen für das Team, recherchierst für Projekte und sorgst mit deiner Hands-on-Mentalität dafür, dass der Laden läuft.

Qualifikation

• Du hast bereits mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren "Allrounder"-Position gesammelt, in der du proaktiv und vorausschauend gearbeitet hast.
• Du denkst immer zwei Schritte voraus und erkennst von selbst, wo Unterstützung benötigt wird, bevor es jemand aussprechen muss.
• Du bringst fundierte Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung mit und arbeitest extrem detailorientiert und gewissenhaft.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich, besonders im Umgang mit sensiblen Finanz- und Personaldaten.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, das auch bei einer Vielzahl an unterschiedlichen Themen stets den Überblick behält und Prioritäten setzen kann.
• Du kommunizierst klar, offen und empathisch und hast Freude daran, die zentrale Anlaufstelle für ein diverses Team zu sein.
• Du beherrschst die gängigen Office-Tools (MS Office / Google Workspace) im Schlaf und sprichst verhandlungssicher Deutsch sowie gutes Englisch.

Benefits

• Eine echte Partnerschaft: Wir suchen niemanden, der nur Aufgaben abarbeitet. Du agierst auf Augenhöhe mit dem CEO und deine proaktive Mitgestaltung ist ausdrücklich erwünscht und wird wertgeschätzt.
• Eine Rolle mit hohem Vertrauen und Impact: Du bist das Herzstück unserer Organisation und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir als Unternehmen fokussiert und erfolgreich arbeiten können.
• Attraktives Gehalt: Wir bieten ein faires Gehaltspaket um die 60.000 € pro Jahr, abhängig von deiner Erfahrung.
• Flexibilität: Gestalte deine Woche mit unserem hybriden Arbeitsmodell selbst (mindestens 2 Tage/Woche in unserem Berliner Büro).
• Tolles Team & Kultur: Werde Teil eines motivierten und herzlichen Teams, das deine Arbeit zu schätzen weiß. Freu dich auf eine Kultur, in der wir Erfolge gemeinsam feiern.

Bei ServiceHero schätzen wir Vielfalt und Chancengleichheit. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder sexueller Orientierung.

Klingt das nach deiner neuen Herausforderung? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!