HR Generalist - Schwerpunkt Payroll & Administration (gn)

Deine Aufgaben

Rahmen der Stelle:
Die Stelle ist mit dem Standort Berlin und für 30 h/Woche ausgeschrieben.
Sie ist zunächst bis zum 30.06.2027 befristet. In dieser Zeit übernimmst du Verantwortung für die hier beschriebenen spannenden, zentralen Prozesse und entwickelst diese gemeinsam mit uns weiter.

• Du verantwortest den monatlichen Payroll-Prozess für zunächst ca. 50 Arbeitnehmer:innen in Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerbüro. Dein Fokus liegt insbesondere auf der Prüfung von Arbeitszeitdaten und Zuschlägen, der Datenaufbereitung sowie den Plausibilitäts- und Qualitätschecks vor der Abrechnung.
• Du stellst die Qualität unserer HR-Daten und -Prozesse sicher und sorgst für einen verlässlichen Datenfluss zwischen Personio und DATEV auf Seite des Steuerbüros. Die Pflege von Stammdaten in Personio und ggf. Datentransfers in Shiftbase sowie das Monitoring payroll-relevanter Fälle, z. B. bei Krankheit, Elternzeit oder Mutterschutz gehören zu deinem operativen Alltag.
• Eigenständige Kommunikation und verbindliche Korrespondenz sowie ggf. telefonische Klärung von HR- und sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalten mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und Behörden.
• Onboarding & Offboarding – Du bist für die (semi-automatisierte) Vertragserstellung, die Begleitunterlagen, den Kick-Off der Onboardingprozesse aus Personio und Bescheinigungen im Verlauf eines Employee Lifecycles zuständig. Im Offboarding stellst du eine zügige Erstellung der Zeugnisse sicher.
• Administrative Rückfragen von Arbeitnehmer:innen klärst du über unseren Monday Ticketingkanal.
• Prozessverbesserungen entwickelst du gemeinsam mit dem Team kontinuierlich weiter.
• Du koordinierst unser Shared-Workplace-Modell für unser schönes Office in Kreuzberg und stellst das Zusammenspiel von Mitarbeitenden, Dienstleistern und Workplace-Verantwortlichen sicher.

Dein Profil

• 3–5 Jahre Berufserfahrung im operativen HR-Umfeld , idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Payroll, Personaladministration oder HR Operations.
• Fundierte Kenntnisse in der deutschen Payroll und Personaladministration sowie ein gutes Verständnis für sozialversicherungsrechtliche Zusammenhänge; operative Erfahrungen mit Sozialversicherungsträgern und Behörden sind von Vorteil.
• Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Blick für Zahlen, Datenqualität und Plausibilitäten – insbesondere bei Arbeitszeiten, Zuschlägen, Abwesenheiten und Payroll-Daten.
• Hohe digitale Affinität und Prozessverständnis : Du arbeitest sicher mit HR-Systemen und hast idealerweise Erfahrung mit Personio und/oder Shiftbase . Du hast bereits Vorkenntnisse in der Google Suite.
• Eigenständige und verbindliche Kommunikation auf Deutsch (mind.C1) - schriftlich wie telefonisch - sowie belastbare Englischkenntnisse (mind. B2).
• Erfahrungen im HR-Umfeld von Branchen mit Schichtarbeit – beispielsweise im Gesundheitswesen oder im Call-Center-Bereich – sind ein großer Pluspunkt.
• Hands-on und zuverlässig: Du übernimmst deine Themen eigenständig, behältst Fristen und offene Vorgänge im Blick.
• Teamorientierung und Eigeninitiative: Du arbeitest gerne in einem kleinen People-Team, übernimmst Verantwortung für eigene Themen und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Prozesse ein.

Warum krisenchat?

• Purpose mit professionellem Umfeld
  Arbeite in einem innovativen, digitalen sozialen Unternehmen, dessen Arbeit unmittelbar gesellschaftliche Wirkung entfaltet.

• Verantwortung & starke Lernfelder
  Du übernimmst von Anfang an eigene Themen und hast gleichzeitig ein erfahrenes Team an deiner Seite. Bei uns treffen HR, Finance, Projektmanagement und Psychologie aufeinander.

• Modernes HR-Setup & digitale Tools
  Wir arbeiten mit modernen digitalen Tools wie Personio, Slack, Monday und Shiftbase und legen Wert auf klare, effiziente Prozesse. Du bekommst die Möglichkeit, Prozesse nicht nur zu verwalten, sondern gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

• Schönes Büro & flexible Arbeitsweise
  Unser Büro in Kreuzberg bietet dir eine angenehme Arbeitsumgebung für Austausch und Zusammenarbeit. Für deine Rolle planen wir 2 feste Office-Tage pro Woche ; die übrige Arbeitszeit kannst du flexibel remote gestalten.

• Workflex
  Im Rahmen unserer internen Guidelines und den Bedarfen deiner Rolle, stehen dir weit überdurchschnittlich viele EU & non-EU-Workflextage zur Verfügung.

• Zeit für Erholung & Entwicklung
  Du erhältst 27 Urlaubstage , zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie Bildungsurlaub und weitere Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.

• Zusätzliche Benefits
  Über unseren externen Benefit-Anbieter kannst du verschiedene Sachzuwendungen nutzen, z. B. Urban Sports .

• Faire Vergütung im Non-Profit-Kontext
  Als gemeinnützige Organisation orientieren wir uns an marktgerechten Non-Profit-Gehältern. Das Jahreszielgehalt liegt – abhängig von Erfahrung und Profil – zwischen 45.000 und 50.000 € / 1 FTE.

Über uns

krisenchat ist ein bundesweites, kostenloses Hilfsangebot für Kinder und junge Erwachsene in Not. Wir bieten Kindern und Jugendlichen professionelle psychosoziale Beratung - jeden Tag, 24 Stunden, per Webanwendung oder Whatsapp. krisenchat ist seit Mai 2020 24/7 erreichbar - seitdem konnten die vielen Krisenberater:innen schon in über 200.000 Krisensituationen helfen. Seit dem 1. März 2022 bietet krisenchat außerdem vertrauliche Krisenberatung für Ukrainer:innen jeden Alters an und hilft damit besonders Betroffenen des Krieges. Neben der Chatberatung erreicht krisenchat mittlerweile durch psychoedukative Inhalte über diverse Social Media Plattformen jedes Jahr viele Millionen junge Menschen.

Wir sind eine interdisziplinäre und agile non-profit Organisation und arbeiten flexibel in unserem schönen Büro in Berlin aus oder in remote. krisenchat schätzt Vielfalt. Wir möchten alle interessierten Personen, unabhängig von nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung bestärken, sich bei uns zu bewerben. Wir freuen uns auf dich! Wir möchten der Transparenz halber darauf aufmerksam machen, dass krisenchat ein mit projektmitteln finanziertes Angebot ist. So sind auch unsere Stellenausschreibungen stets unter dem Vorbehalt zu lesen, dass wir die finalen Zusagen unserer Projektfinanzierer erhalten. Uns sind zudem vor allem deine Qualifikationen wichtig. Daher bitten wir dich ausdrücklich darum, uns deinen Lebenslauf ohne Foto zukommen zu lassen. Vielen Dank!