Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

WHITEvoid ist ein Kunst- und Designstudio. Unsere Arbeit erstreckt sich über ein breites Spektrum weltweiter innovativer Projekte. Von Architektur über Inneneinrichtungen und Lichtinstallationen bis hin zu interaktiven Ausstellungen und maßgeschneiderten Software Lösungen. Wir verwirklichen einzigartige, anspruchsvolle und hochkomplexeArchitekturkonzepte für Clubs, Ausstellungen, Events, Shows und vieles mehr.

Das Team von WHITEvoid besteht aus Spezialisten in den Bereichen Architektur, Design, Mechanik, Elektronik und Software. Technologie, Innovation und Experimentierfreude treiben uns an. Wir wagen es, in großen Dimensionen zu denken und überschreiten mit jedem Projekt die Grenzen des gestalterisch und technisch Machbaren.

Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung des Managements
• Terminkoordination und Reiseplanung
• Koordination der internen und externen Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Besuchern bei Meetings und Terminen im Büro
• Allgemeines Office Management, einschließlich Telefon, Post, Lieferungen, Bestellwesen und weiteren Aufgaben
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Führen und Verwalten präziser Aufzeichnungen zu allen bürorelevanten Themen
• Planung und Organisation von Mitarbeiterevents wie Weihnachts- und Sommerfesten sowie weiteren VeranstaltungenÜbernahme weiterer vielseitiger Aufgaben nach Bedarf

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsstärke sowie Freude an Teamarbeit
• Menschenorientierung, Kontaktfreude und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Selbstständiges Organisationstalent mit Flexibilität im Umgang mit Assistenz- und Büroaufgaben
• Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware und Kommunikationsmitteln
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Multitasking-Fähigkeit sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen InformationenProaktive, selbstbewusste Arbeitsweise mit Verantwortungsbewusstsein und hoher Eigenmotivation

Benefits

• Außergewöhnliche, anspruchsvolle und einzigartige internationale Projekte
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Location für Kunst, Technologie und Events (DARK MATTER)
• Ein hochmotiviertes, internationales Team und ein freundliches, aufgeschlossenes Arbeitsumfeld – Wir stehen für Offenheit und Diversität!
• Selbstständiges Arbeiten, flache Hierarchien und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen
• Vergünstigungen für Urban Sports Club-Mitgliedschaften
• Fahrrad-Leasing-Programm inklusive Versicherung, Wartung und Rückgabemöglichkeit
• Freier Eintritt zur Ausstellung DARK MATTER und Veranstaltungen
• Wildcard-Option zur Teilnahme an Projekten weltweit
• Köstlicher Kaffee und Getränke
• Teamveranstaltungen, wie z.B. gemeinsame BBQs und SommerfestModernes Studio direkt an der Spree in Ost-Berlin, mit tollen Freizeitangeboten in der Nähe

Sollten wir Dein Interesse an dieser spannenden Aufgabe geweckt haben, sende uns gerne Deine digitale Bewerbung inkl. Lebenslauf, Gehaltsvorstellung sowie gewünschtem Startdatum.