Executive Assistant / Assistenz auf Leitungsebene (m/w/d)

Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist das Zusammenbringen von passenden Unternehmen und qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten mit beruflicher Veränderungsabsicht. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Unser Mandant ist ein bundesweit tätiger Verband mit Sitz in Berlin, der sich an der Schnittstelle von Wirtschaft, Politik und Gesellschaft bewegt. Die Organisation bringt unternehmerische Perspektiven in politische Debatten ein, verfügt über ein hochkarätiges Netzwerk und ist in zentrale wirtschaftspolitische Themen eingebunden.

Die Position eignet sich für erfahrene Assistenzen, die bereits eng mit Geschäftsführungen, Leitungsebenen oder Gremien zusammenarbeiten, beispielsweise in Verbänden, Institutionen, politischen Organisationen, Kammern, Stiftungen oder im Assistenzumfeld anspruchsvoller Unternehmensstrukturen.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Büroalltags auf Leitungsebene
• Terminmanagement und Abstimmung mit internen sowie externen Ansprechpartnern
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gremienterminen
• Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Sitzungsunterlagen
• Steuerung von Wiedervorlagen und Fristen
• Vertrauliche Dokumentenverwaltung und Bearbeitung sensibler Unterlagen
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderthemen und Projekten

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftswissenschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Funktion auf Leitungsebene
• Erfahrung im Umfeld von Verbänden, Institutionen oder politischen Organisationen ist von Vorteil
• Alternativ Erfahrung in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld mit direkter Zusammenarbeit auf Leitungsebene
• Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsstärke
• Verbindliches Auftreten, Diskretion und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Vorteile

• Verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Leitungsebene
• Professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
• 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Gesundheits- und Weiterbildungsangebote