Mitarbeiter:in Gremienbetreuung (m/w/d)

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und dem Land Berlin.
Es hat seinen Standort in Berlin.


Für den Vorstandsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n


Mitarbeiter:in Gremienbetreuung (m/w/d)


möglichst in Vollzeit (z.Zt. 39 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Die Weiterbeschäftigung darüber hinaus sowie eine Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis werden angestrebt.


Der Vorstandsbereich des Weizenbaum-Instituts unterstützt und begleitet die Arbeit des Vorstands in allen Belangen. Neben strategischen Fragen und administrativen Tätigkeiten umfasst dies insbesondere die Gremienarbeit, das Berichtswesen sowie die Forschungskoordination. Letztere fungiert als Schnittstelle zwischen der Forschung und den wissenschaftsunterstützenden Bereichen.

IHRE AUFGABEN

• Funktion als verlässliche Ansprechperson im Gremienmanagement des Weizenbaum-Instituts
• Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (inkl. Terminmanagement, Raumplanung, Technik, Catering)
• Erstellung, Abstimmung und Versand von Unterlagen, Protokollen und weiteren Dokumenten mit Gremienbezug (in deutscher und bei Bedarf auch in englischer Sprache)
• Nachbereitung, Auftragserteilung und Beschlusskontrolle der Gremiensitzungen
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern zu Gremienbelangen
• Pflege von Gremienverzeichnissen sowie Dokumentation von Mitgliedschaften und Zuständigkeiten
• Mitwirkung an Projekten zur Weiterentwicklung von Gremienstrukturen und -prozessen

IHRE VORAUSSETZUNGEN

• erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Bereich Büromanagement oder ähnliche Qualifikation
• Kenntnisse in der Organisation und Dokumentation von Gremienarbeit (z. B. rechtliche Rahmenbedingungen, Geschäftsordnungen), idealerweise im wissenschaftlichen oder öffentlichen Umfeld
• Vertrautheit mit verwaltungsspezifischen Abläufen und Fristen
• ausgeprägte konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; solide Englischkenntnisse von Vorteil
• ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• sicherer Umgang mit Standardsoftware (insbesondere Microsoft Word und PowerPoint)

UNSERE ANGEBOTE

• Spannende Aufgaben: Mitwirken in einem engagierten, innovativen und wissenschaftlich geprägten Arbeitsumfeld
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu EG 9a (TVöD Bund), einschließlich Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub im Jahr sowie an Heiligabend und Silvester frei
• Zentrale Lage: Arbeiten im Zentrum Berlins
• Persönliche Entwicklung: Regelmäßige berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das Weizenbaum-Institut fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.


Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, können Sie, an Travis Penner gerichtet, bis zum 29.09.2025 in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an Anne Kinzel-Meschter aus unserem Team Personal ( [email protected] ) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.


Link zum Bewerbungsportal


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