Sekretär/in der Institutsleitung (m/w/x) - IMD Berlin

Über uns:

Das Institut für Medizinische Diagnostik (IMD Berlin) ist mehr als nur ein Labor – wir sind ein akkreditiertes Kompetenzzentrum, in dem Fachärztinnen und Fachärzte aus Laboratoriumsmedizin, Mikrobiologie, Virologie, Humangenetik, Endokrinologie und Diabetologie ihr Wissen bündeln. Unsere Mission: erstklassige Diagnostik, präzise Beratung und verlässliche Betreuung für niedergelassene Arztpraxen in Berlin und Brandenburg.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick und hast Freude daran, eine zentrale Schnittstelle zu gestalten? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Zur Unterstützung der Institutsleitung suchen wir eine/n Sekretär/in (m/w/x) unbefristet und vorzugsweise in Vollzeit.

Deine Rolle im Überblick:

• Unterstützung der Institutsleitung im Tagesgeschäft – von Unterlagen, Reports und Präsentationen bis zur Nachverfolgung von Aufgaben
• Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen
• Eigenverantwortliche Büroorganisation: Dienstplanung der Ärzte, Verwaltung der Kasse, Rechnungsstellung
• Enge Kommunikation mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und Strukturen

Das zeichnet Dich aus:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office / M365, gerne ergänzt durch Erfahrung mit KI-Tools wie ChatGPT
• Souveräner Umgang mit Präsentationen (z. B. PowerPoint), idealerweise auch Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke, gepaart mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und Lust, Veränderungen aktiv mitzugestalten
• Diskretion und ein wacher Blick für Details

Darauf kannst Du Dich freuen:

• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem anerkannten, akkreditierten Labor
• Eine betriebliche Altersvorsorge – weil wir auch an morgen denken
• Eine strukturierte Einarbeitung – wir lassen niemanden allein
• 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld – als Anerkennung für Deine Leistungen
• Arbeitszeiten mit Zeiterfassung – denn Freizeit ist kein Bonus, sondern wichtig
• Zuschüsse für Massagen – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen
• Dienstradleasing – wenn Du lieber strampelst statt im Stau stehst
• Kostenlose Getränke und Obst – kleine Energiebooster inklusive
• Zuschuss zum Firmenticket – Bus und Bahn statt Parkplatzstress
• Vergünstigte Laboruntersuchungen für unsere Mitarbeitenden – Dein Gesundheitsplus bei uns
• Ein offenes, unterstützendes Team – bei uns zählt das Miteinander
• Rabatte über das Corporate Benefits Portal – für die kleinen Extras im Alltag

Für Fragen steht dir Ina Meyer unter 030-77001482 zur Verfügung.

Klingt nach Deinem nächsten Job?Dann schick uns Deine Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen und Deiner Gehaltsvorstellung . Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!