Büro Leitung - Office Manager (m/w/d)

Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.

• Einrichtung: Kita Villa Milla
• Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem)
• Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche
• Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag)
• Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich)
• Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung
• Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte

Aufgaben

Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro

• Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware)
• Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage
• Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro
  (Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung)

Elternbeiträge & Mahnwesen

• Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen
• Zuordnung und Klärung offener Zahlungen
• Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App

Vertragsmanagement Eltern

• Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen
• Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge
• Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung
• Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen
  (ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr)

ISBJ (Senatssystem)

• Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift
• Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende
• Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation

Reporting & Administration

• Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung
• Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe
• Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation

Arbeitsmodell

• Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich
• Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten
• Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten

Qualifikation

Fachliche Anforderungen (Muss)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung

Wünschenswert (Kann)

• Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement
• Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen
• Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften)

Persönliche Kompetenzen

• Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise
• Verbindliche und freundliche Kommunikation
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Arbeitsmittel & Systeme

• Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich)
• Commitly (monatliche Auswertung)
• ISBJ (Senatssystem)
• Kita-App zur Elternkommunikation
• Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement

Verantwortung:

• Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen
• Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital & physisch)
• Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung

Grenzen der Stelle:

• Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung
• Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung)
• Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess

Benefits

Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.