Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d)

Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft ! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.

Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 47 500 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Gemeinsam leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgaben

Im Leitungsbüro der Helmholtz-Gemeinschaft arbeiten Sie dort, wo zentrale Entscheidungen vorbereitet und umgesetzt werden. Gemeinsam mit der Geschäftsführerin, dem Präsidenten und dem Chief of Staff bearbeiten Sie anspruchsvolle Themen des Wissenschaftsmanagements und seiner Rahmenbedingungen. Sie treiben strategische Vorhaben voran und sorgen dafür, dass aus Ideen tragfähige Entscheidungen werden.

• Vorbereiten und abstimmen : Inhaltliche Vorbereitung von Terminen der Geschäftsführung, Recherche relevanter Hintergründe, Bündelung von Perspektiven sowie Abstimmung mit internen und externen Gesprächspartner:innen.
• Projekte voranbringen : Verantwortung für übertragene Projekte sowie Mitwirkung an strategischen Vorhaben innerhalb der Geschäftsstelle und der Helmholtz-Gemeinschaft.
• Inhalte auf den Punkt bringen : Verfassen von Reden, Argumentations- und Positionspapieren, Bearbeitung inhaltlicher Anfragen und Erstellung präziser Korrespondenz.
• Vernetzen und koordinieren : Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsstelle, Helmholtz-Zentren und relevanten Stakeholdern.
• Gremien begleiten: Organisation und Begleitung von Sitzungen, inhaltliche Aufbereitung der Unterlagen, Dokumentation von Beschlüssen und Nachverfolgung der Umsetzung.

Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Diplom oder vergleichbar), idealerweise in Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften, im Personal- oder Organisationsmanagement oder verwandten Disziplinen.
• Erfahrung in einer referierenden, koordinierenden oder leitungsnahen Rolle, vorzugsweise im Wissenschafts- oder Verwaltungsumfeld.
• Erfahrung im Projektmanagement sowie Verständnis für administrative Abläufe und Organisationsentwicklung.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch.
• Souveränes Auftreten, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist und Belastbarkeit.

Wir bieten

• Gestaltung mit Wirkung: Aktive Mitwirkung an strategischen Entscheidungen der größten deutschen Forschungsorganisation.
• Hohe Sichtbarkeit, Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege.
• Breite Vernetzung innerhalb und außerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft.
• Persönliche Entwicklung: Ausbau strategischer, analytischer und kommunikativer Kompetenzen und individuell zugeschnittene Fortbildungsangebote.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und Jahressonderzahlung.
• 30 Urlaubstage pro Jahr und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
• Zuschuss zum BVG-Ticket und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
• Die Vollzeitstelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre.

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