Executive Assistant (all genders) in Berlin

Die Rolle

In dieser abwechslungsreichen Position als Executive Assistant (all genders) bist du eine vertrauensvolle Ansprechperson für unser C-Level und spielst eine entscheidende Rolle in der Optimierung der Arbeitsabläufe. Du sorgst für Struktur, Überblick und klare Kommunikation im dynamischen Alltag. Mit deinem Organisationstalent, deinem hohen Qualitätsanspruch und deiner ruhigen Art behältst du auch bei vielen parallelen Aufgaben stets den Überblick. Du koordinierst Termine, begleitest strategische Themen organisatorisch und kommunizierst intern wie extern auf Augenhöhe – auf Deutsch und Englisch.

Wenn du eine abwechslungsreiche, herausfordernde und verantwortungsvolle Position suchst, sowie täglich gefordert und gefördert werden möchtest und nicht vor dieser Herausforderung zurückschreckst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir schätzen Vielfalt und laden Menschen aller Geschlechter, Kulturen und Hintergründe ein, sich zu bewerben.

Darum Homaris

• Flexibles Arbeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance : 30 Tage Urlaub, Sabbatical Option, sowie flexible Arbeitszeiten und nach Abstimmung einzelne Tage im Mobile Office.
• Attraktive Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge : 20 % im ersten Jahr, 25 % nach einem Jahr und 30 % nach drei Jahren bei Homaris.
• Steuerfreier Sachbezug: Monatlich 50 € in Form eines digitalen Gutscheins nach bestandener Probezeit.
• Gesunde Mittagspause : Homaris bezuschusst deinen Lunch an bis zu 15 Tagen pro Monat mit 3,10 €.
• ÖPNV inklusive : Erstattung der Kosten für das Deutschlandticket bei Bedarf.
• Jobrad-Leasing : Fahrradleasing durch Gehaltsumwandlung - Homaris übernimmt für dich die monatliche Servicegebühr und Versicherungsrate, damit du entspannt in die Pedale treten kannst.
• Mitarbeiterrabatte : 50 % Rabatt für private Aufenthalte in unseren deutschlandweiten Homaris Apartments.
• Moderne Arbeitsmittel : Du erhältst ein MacBook Air und, falls benötigt, ein Mobiltelefon als Teil deines Hardwarepakets.
• Kostenfreies Mental Health Coaching: Für dich und deine Angehörigen durch einen unabhängigen Partner, der bei beruflichen, privaten und gesundheitlichen Herausforderungen unterstützt.
• Exklusive Vorteile der Reiseindustrie : Vergünstigte Bahntickets, Hotelrabatte, Mietwagenangebote und Ermäßigungen für Events.
• Regelmäßige Teamevents : Wir veranstalten Weihnachtsfeiern, sowie Afterwork-Teamtreffen, teaminterne Events und regelmäßige Company Offsites.

Deine Aufgaben

• Du strukturierst und planst die Kalender des C-Levels so, dass Termine und Vereinbarungen fristgerecht eingehalten werden.
• Du agierst als kommunikative Schnittstelle zwischen dem C-Level und dem gesamten Unternehmen sowie unseren Geschäftspartnern und ordnest, filterst und beantwortest sämtliche Anfragen.
• Du bist ein*e wichtige*r Sparringspartner*in und arbeitest zielorientiert an der Lösung alltäglicher Herausforderungen.
• Du bereitest Meetings und Präsentationen detailliert vor, recherchierst Informationen eigenständig und übernimmst die Nachbereitung - zeitintensive Aufgaben sind für dich kein Problem.
• Du bist verantwortlich für die Organisation administrativer Aufgaben und vertrittst das C-Level nach der Einarbeitung auch in Terminen.
• Du planst Reisen und Veranstaltungen.
• Du gehst mit deinen klaren Vorstellungen von und Erfahrung mit digitalen Unternehmensprozessen durchs Unternehmen und bringst konkrete Optimierungsvorschläge ein. Du initiierst hierbei eigene Projekte zur Verbesserung der Unternehmensentwicklung und betreust diese auch - dabei bist du im ständigen Austausch mit unserem Homaris Team und dem C-Level.

Dein Profil

• Du verfügst über relevante Erfahrung in der Assistenz von Gründern, idealerweise hast du vielleicht bereits Erfahrungen in der Immobilienbrache, Tourismus oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sammeln können.
• Du verfügst über ausgezeichnete Kenntnisse in der Verwaltung von Kalendern und Terminplanung, bist Fit im Umgang mit Zahlen, Excel sowie PowerPoint und hast ein gutes Händchen für digitale Tools und Prozesse.
• Du arbeitest extrem organisiert, strukturiert und zuverlässig – und liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen.
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten, Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Du hast ein hohes Qualitätsbewusstsein und denkst bei jedem Task einen Schritt weiter.
• Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und verstehst es, dich selbst und andere effizient zu organisieren.
• Du nutzt digitale Tools mit Leichtigkeit, erkennst Potenziale und und bist begeistert davon, wie KI den Arbeitsalltag effizienter gestalten kann.
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Verständnis für unternehmerische Entscheidungsprozesse und scheust dich nicht davor diese anzustoßen, zu kommunizieren oder zu verteidigen.
• Du lebst in Berlin oder bist bereit für die Position nach Berlin zu ziehen.
• Du sprichst und schreibst fließend Deutsch (mind. C1) und Englisch (mind. C1) und bewegst dich souverän in unterschiedlichen Kommunikationsstilen.
• Du hast Lust auf einen Job, der nicht dem klassischen 9-to-5 Modell entspricht und dir die Möglichkeit bietet ganz tiefe Einblicke in das Unternehmen zu bekommen.

Falls du dich nicht in allen Punkten der oben genannten Profilbeschreibung wiederfindest aber trotzdem Interesse an der Position hast, bewirb dich gerne dennoch bei uns. Wir freuen uns über vielfältige Lebensläufe und Profile.

Bitte gib uns mindestens zwei Referenzen in deinem Lebenslauf an, um deinen Bewerbungsprozess zu beschleunigen.

Ansprechpartner*in

Wir stehen dir gerne für Fragen zu dieser Position in unserem Unternehmen zur Verfügung.

Du kannst dich gerne bei Sophia unter oder telefonisch unter 015792465847 melden.

Nach Eingang deiner Bewerbung melden wir uns innerhalb einer Woche bei dir.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!