Assistenz für Projektorganisation und Teamsupport (m/w/d)

Auftrag der dena ist es, einen Beitrag zum Gelingen der Energiewende zu leisten. Als Kompetenzzentrum für angewandte Energiewende und Klimaschutz unterstützt sie die Bundesregierung beim Erreichen ihrer energie- und klimapolitischen Ziele. Dafür bringt sie Partner aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und allen Teilen der Gesellschaft zusammen. National und international entwickelt die dena Lösungen für Klimaneutralität und setzt diese in die Praxis um.

Sie sind verantwortlich für die erfolgreiche administrative Koordination in Projekten sowie projektübergreifend für die Unterstützung der Fachteams in enger Zusammenarbeit mit dem bestehenden Projektadministrationsteam. Dazu zählen insbesondere:

• Koordination und Planung interner und externer Termine, Veranstaltungen und Meetings in digitaler und Präsenzform
• Unterstützung der Teams durch effiziente Koordination der Terminvor- und Nachbereitung sowie bei der Durchführung
• Erstellen von Sitzungsprotokollen und Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Termine
• Überarbeitung und Pflege zentraler Dokumente und Tools
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen
• Unterstützung anderer Teams und Teammitglieder bei weiteren administrativen Routineaufgaben, wie bspw. beim Projektcontrolling und der Rechnungsbearbeitung

Die Stelle ist in Teil- und Vollzeit zu besetzen und zunächst befristet für zwei Jahre mit der Option der dauerhaften Übernahme.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss
• Organisationstalent und Freude an der Bearbeitung vielfältiger koordinativer und administrativer Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Excel und Word)
• Hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Umsetzung der Ihnen übertragenen Aufgaben
• Affinität zu Zahlen
• Vorausschauende und proaktive Arbeitsweise
• Hohe Motivation und eigenverantwortliches Handeln
• Sehr gutes Kommunikations- sowie Ausdrucksvermögen
• Hohe Verbindlichkeit im Umgang mit KollegInnen sowie Auftraggebern und Kooperationspartnern
• Interesse an agilen Arbeitsmethoden und Teambuilding (z.B. OKR-Management); Erfahrungen sind von Vorteil
• Als Teamplayer arbeiten Sie gerne in einem engagierten Arbeitsumfeld