Office Manager (ag)

ECHO POSTER ist eine Berliner Spezialagentur für Außenwerbung und Guerilla Marketing. Seit 2008 bringen wir kreative Ideen auf die Straße – mit klassischen und digitalen Werbeflächen, großformatigen Murals, unkonventionellen Guerilla-Aktionen und individuellen Sonderbauten. Gemeinsam mit Agenturen und namhaften Unternehmen realisieren wir aufmerksamkeitsstarke Kampagnen in Deutschland, Großbritannien und Italien.

Wir denken Out-of-Home neu, gehen die extra Meile und finden Lösungen für Ideen, die auf den ersten Blick kaum umsetzbar erscheinen. Unsere Kampagnen bleiben nicht im Pitch-Deck – sie werden Teil der Stadt. Dafür verbinden wir Kreativität, langjährige Erfahrung und echte Hands-on-Mentalität.

Aufgaben

• Du bist für den reibungslosen Ablauf im Büro zuständig
• Kontaktaufnahme zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen
• Koordination aller Abläufe und kleinerer Projekten in unserem Office
• Verwaltung der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister
• Optimierung vorhandener Arbeitsprozesse im Büro
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Planung und Koordination der Logistik von Sitzungen, Veranstaltungen und Reisen des Personals
• Du übernimmst die Korrespondenz mit unseren Kund*innen
• Verwaltung der Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendatenbanken
• Vorbereitung der Buchhaltung, Vorbereitung von Zahlungen
• Management der Dokumenten-Ablage
• Unterstützung bei der Erstellung von Finanzplänen und Jahresplänen
• Unterstützung bei der Entwicklung von Analysen und Auswertungen

Qualifikation

• Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
• Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
• Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
• Du bist verantwortungsbewusst und engagiert mit einer Hands-On Mentalität
• Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Office und von Software für Projektmanagement und Teamwork
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Dich zeichnen vor allem deine sozialen Fähigkeiten und deine hohe Dienstleistungsorientierung aus
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in deutsch und englisch

Benefits

• Bei uns kannst du an entscheidender Stelle in einem jungen und dynamischen Unternehmen wachsen
• Unsere Projekte und Kund*innen sind so vielfältig wie Berlin selber. Wir unterstützen verschiedene namhafte Unternehmen, aber auch kleine Startups, bei der Umsetzung ihrer Marketing-Kampagnen. Wir versprechen, es wird nie langweilig
• In unserem kleinen Team sind die Entscheidungswege kurz und die Entwicklungsmöglichkeiten groß. Wir leben eine offene Unternehmenskultur und lassen dich die Zukunft von Echoposter mitgestalten
• Es gibt kostenlose Getränke den ganzen Tag (Softdrinks, Kaffee, voll ausgestattete Küche etc.)
• Wir möchten, dass du das Beste aus dir rausholst und fördern gerne Weiterbildungen.
• Immer ausgestattet mit der neusten Technik - Firmenhandy und Laptop

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Gehaltsvorstellung und frühestem Eintrittsdatum!