Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Das Unternehmen

HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte folgendes Mandat
Unser Mandant ist ein wachstumsstarkes Start-up im E-Commerce, das mit viel Spirit, modernem Geschmack und Lifestyle den Getränkemarkt aufmischt. Gesucht wird eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die Ordnung schafft, den Überblick behält und für gute Vibes sorgt – eine echte gute Seele für Team, Büro und Alltag. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen, unbefristet und in Teilzeit (20-25 Stunden).
Im Daily Business ist viel los: das Team aus Gründergeist, Kreativität und Struktur wächst und braucht eine „gute Fee“, die im Hintergrund die Fäden zieht, dem CEO den Rücken freihält und das Büro in Berlin Mitte zum Wohlfühlort macht.

Aufgaben

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung – denkst mit, organisierst vor, hältst nach
• Du verantwortest das Office Management: von Bestellung bis Bestand, Post bis Pflanzen, von Deko bis Dienstleister
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Handwerk & Facility – und sorgst dafür, dass alles läuft, sauber ist und funktioniert
• Du machst das Büro zu einem Ort, an dem sich alle wohlfühlen – mit einem Auge für Details und Atmosphäre
• Du bist erster Ansprechpartnerin, wenn was fehlt, klemmt oder einfach jemand einen Überblick braucht
• Du sorgst für Struktur, Freundlichkeit und Verlässlichkeit – ohne viel Aufhebens darum zu machen

Profil

• Du hast Erfahrung als Assistenz, Office Manager*in, Personal Assistant o.ä.
• Du organisierst vorausschauend, zuverlässig und gern auch das Chaos anderer
• Du bist freundlich, offen und sorgst mit deinem Wesen für gute Stimmung im Alltag
• Du hast ein Auge fürs Schöne – sei es bei Ordnung, Atmosphäre oder kleinen Aufmerksamkeiten. Und Du hast ein Faible für guten Kaffee.
• Digitale Organisation ist für dich selbstverständlich: Du arbeitest sicher mit Tools wie Slack, Miro, Notion oder Asana und hältst auch in bewegten Zeiten den Überblick
• Du kommunizierst klar, denkst mit und kannst Prioritäten setzen – auch wenn’s mal trubelig wird

Vorteile

• Direkter Draht zur Geschäftsführung und echtes Vertrauen in deine Rolle
• Wertschätzung für das, was du leistest – auch wenn’s oft im Hintergrund geschieht
• Ein fantastisches Büro in Berlin Mitte mit Start-up-Charme und viel Platz zur Mitgestaltung
• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Möglichkeiten
• Ein herzliches, engagiertes Team, das auf dich zählt
• Kaffee (logisch), Getränke