Backoffice Manager

🌟 Über Fired Up

Wir bieten kostenlose Coachings und Weiterbildungen für arbeitslose Menschen in Deutschland, denn jeder verdient eine echte Chance auf einen beruflichen Neustart.

Was wir machen:

• Job- und Gründercoachings
• Upskilling-Kurse (Projektmanagement mit KI, Systematisches Coaching)
• Alles kostenfrei für Arbeitsuchende

Wie wir arbeiten:

• Bootstrapped & Berlin-based
• Hybrid: 1 Team-Tag/Woche in Mitte
• Start-Up Geschwindigkeit
• Spannungsbasierte Organisation mit klaren Rollen

Unsere Mission: Das Stigma um Arbeitslosigkeit brechen. Einen Raum schaffen, wo Menschen sich beruflich neu erfinden können – mit Struktur, Empathie und echtem Impact.

Tasks

📝 Deine Aufgaben (konkret)

AVGS und Bildungsgutscheine bearbeiten (ca. 60% deiner Zeit)

• Eingehende Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine und Bildungsgutscheine prüfen
• Im System dokumentieren und ablegen
• Bei Unstimmigkeiten nachfassen
• Coaching-Verträge für Klient:innen vorbereiten und erstellen
• Versand organisieren und nachverfolgen

Anwesenheitsnachweise Weiterbildungen (ca. 20% deiner Zeit)

• Bei unseren Weiterbildungen prüfst Du die Anwesenheitskontrolle der Dozenten
• Du achtest darauf, dass Teilnehmer alles ausgefüllt haben
• Du schickst, wo nötig, Fehlmeldungen an die Kostenträger

Mit Arbeitsvermittler:innen kommunizieren (10% deiner Zeit)

• Offene Fragen klären per E-Mail oder Telefon
• Formalitäten abstimmen
• Reibungslose Abläufe sicherstellen

Allgemeines Backoffice & Prozess-Optimierung (10% deiner Zeit)

• Team bei administrativen Aufgaben unterstützen
• Ideen einbringen, wie wir Abläufe verbessern können
• Prozesse dokumentieren

Requirements

📋 Was du mitbringst

Must-haves:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliche, klare Kommunikation – auch wenn's mal kompliziert wird
• Auge fürs Detail – Tippfehler in Verträgen sind ein No-Go
• Wohlfühlen mit digitalen Tools (Google Workspace, CRM-Systeme)

Nice-to-haves:

• Erfahrung im Backoffice oder in der Verwaltung
• Umgang mit Behörden oder Arbeitsvermittler:innen
• Hubspot oder ähnliche CRM-Systeme

Benefits

🎉 Was wir dir bieten

Impact:

• Deine Arbeit ermöglicht es Menschen, sich beruflich neu zu erfinden
• Du siehst direkt, wie deine Sorgfalt Leben verändert

Kultur:

• Wertschätzendes Team, das auf Empathie und Eigenverantwortung setzt
• Spannungsbasierte Organisation – du hast direkten Einfluss auf deine Rolle
• Wöchentliche Sync-Meetings, die vom Team selbst gestaltet werden

Flexibilität:

• Hybrid: Remote oder im Büro in Berlin Mitte
• Flexible Arbeitszeiten
• 28 Urlaubstage

Entwicklung:

• Raum für Ideen zur Prozess-Optimierung
• Team Trainings
• Individuelle Schulungen nach Absprache

Gehalt & Vertragsart:

• Unbefristeter Vertrag
• Vollzeit
• Gehalt nach Erfahrung (Gehaltsvorstellung bitte im Gespräch angeben)

🤝 So läuft der Bewerbungsprozess

Bewirb dich mit:

• Lebenslauf (PDF) oder LinkedIn-Profil
• Lockere E-Mail, wenn du uns was mitteilen willst (kein Motivationsschreiben nötig)

Prozess:

1. Feedback innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang deiner Bewerbung
2. 30 Min Video-Call mit Malte und Clara – kennenlernen, Fragen klären
3. 45 Min persönliches Gespräch (vor Ort in Berlin oder remote) – tiefere Einblicke in die Aufgaben, evtl. kleine Vorbereitungs-Aufgabe